Software online de gestão acadêmica, financeira e ensino a distância

O edukante é uma metodologia composta por softwares online de gestão, além de processos de implantação e suporte, que visam tornar mais eficiente os processos acadêmicos, financeiros e de EAD de qualquer tipo de instituição de ensino, como escolas, cursos livres e faculdades.

O processo de atendimento e suporte é ponto chave para o sucesso do projeto, resultando na prevenção em falhas de comunicação, eficiência e integração entre as equipes. É parte da metodologia do edukante prestar um atendimento de extrema qualidade, buscando superar as expectativas dos usuários, através da previsão e do planejamento dos próximos passos do projeto, seguindo um plano bem traçado e com objetivos claros e tangíveis. É um processo fluído e tranquilo, ditado primordialmente de acordo com as prioridades e disponibilidade da instituição de ensino. A comunicação é um aspecto fundamental na execução do projeto e por isto, bastante estimulada. Estabelecer canais de comunicação dos mais variados e manter um comportamento constante de troca de informações e ideias, buscando o jogo, facilita a execução das ações. O edukante entende que a comunicação é um fator chave de sucesso e por este motivo, dedica mais tempo e atenção aos usuários e instituições de ensino do projeto.

Neste artigo abordaremos estratégias e softwares que podem ajudar gestores e gestoras a planejar e executar processos mais eficientes para realizar a cobrança e recebimento de matrículas e mensalidades.

A instituição de ensino poderá iniciar gestão acadêmica, financeira e de ensino a distância online logo após criar sua conta no site www.edukante.com no link cadastro. Após o contato da equipe do edukante, a instituição de ensino poderá elucidar possíveis dúvidas e então, decidir por dar início ao projeto.

A instituição de ensino é quem priorizará o ritmo da implantação, lançamento de informações e do treinamento em si. Ainda assim, a equipe do edukante seguirá uma busca constante de proximidade entre os envolvidos no projeto, para obter assim mais eficiência sobre os processos de cadastro de informações e configurações de mecanismos e funcionalidades. O suporte e o treinamento são constantes, ou seja, apesar de seguir uma sequência previamente planejada e definida entre as equipes, não possui uma data de início e fim.

O ciclo de aprendizado e troca de informações entre as equipes deve ser constante, para assim poder acompanhar o ritmo das mudanças funcionais e tecnológicas da plataforma de gestão escolar, além das mudanças nos modelos de negócio das instituições de ensino. Por este motivo, as duas realidades devem estar conectadas (organizacional e funcional) e convergindo na criação de softwares que viabilizem a execução de ações de gestão cada vez mais eficientes.

O edukante foi criado para adaptar-se a realidade acadêmica de qualquer instituição de ensino. Isto significa que possui uma série de dispositivos configuráveis e que permitem esta realidade. A equipe de suporte apoiará os usuários nesta personalização, além de atuar diretamente na configuração de aspectos mais complexos, como a personalização de layouts próprios para geração de documentos acadêmicos ou na configuração da metodologia avaliativa específica de cada instituição de ensino.

Entre as configurações acadêmicas específicas de cada escola ou curso, podemos citar:

1)Estrutura acadêmica de cursos, séries, tipos de ensino, turmas, módulos, disciplinas, polos de ensino e matrículas.

2)Configuração de campos para cadastros de alunos, alunos interessados, responsáveis, professores, colaboradores, usuários do sistema, etc.

3)Geração de documentos como contrato, declarações de matrícula ou qualquer outro. O edukante pode gerar qualquer modelo de documento específico da instituição de ensino, alimentando-os com os dados lançados no sistema, como dados pessoais dos alunos, responsáveis, matrícula e recebimentos financeiros.

4)Configuração de layouts em html de relatórios específicos, como: Ficha individual, ficha de matrícula, histórico escolar, boletim acadêmico (caderno de notas), diário de classe, desempenho acadêmico, etc. Todos os relatórios acadêmicos do edukante podem ser personalizados de acordo com os modelos pré existentes de cada instituição de ensino, como por exemplo cabeçalhos, títulos, imagens, bordas, espaçamentos, etc.

5)Configuração da metodologia avaliativa: Quantidade e agrupamento de provas e avaliações, médias, recuperações, cores indicativas, notas decimais ou conceitos textuais, etc. O edukante pode ser configurado para exibir resultados sobre complexos cálculos de notas e médias, tendo como base a estrutura própria da instituição.

6)Orientação quanto ao acesso: Defnição de acesso de alunos, responsáveis e professores. Lançamento de notas acadêmicas, registro de aulas e presenças, painel do aluno, painel do responsável, painel do professor, visualização de boletins, diários de classe, etc.

7)Orientação quanto ao uso das ferramentas online de ensino a distância: Como o professor pode criar salas virtuais e gerenciar os arquivos digitais, chat em grupo e individual com alunos, criação e realização de atividades online, etc.

O controle financeiro da instituição de ensino pode ser realizado totalmente online com a adoção dos softwares de gestão escolar do edukante.

Para o controle sobre mensalidades e matrículas, por exemplo, o sistema organizará facilmente todos os recebimentos, oferecendo diversos filtros intuitivos para execução de ações, como geração de boletos bancários e todo o controle sobre os recebimentos.

Utilizando mecanismos de fácil manuseio, a instituição poderá ter todo o seu fluxo de informações financeiras controlado através de visões holísticas e visões mais específicas.

O software de gestão edukante pode ser utilizado para realizar toda a gestão financeira de uma instituição de ensino, como: Folhas de pagamento de colaboradores; Recebimentos sobre mensalidades e matrículas; Controle da venda de produtos e serviços; Geração e compensação automática de boletos bancários; Controle de despesas e planos de conta; Geração de notas fiscais eletrônicas; Recebimento online por cartão de crédito; Cobrança recorrente no cartão de crédito; Fluxo de caixa diário e mensal; Relatório completo de recebimentos; Inadimplência; Extrato financeiro; Integração bancária para o lançamento de despesas, etc.

A equipe de atendimento do edukante também estará ao lado da instituição de ensino durante o processo de criação de sua conta digital, que uma vez configurada em seu ambiente virtual, permitirá que realize a emissão de cobranças online por boleto bancário e cartão de crédito.

O processo de abertura da conta é rápido e online, sendo necessário apenas o envio por email de poucos documentos básicos da pessoa jurídica ou ainda da pessoa física, bem como os dados da conta bancária final que receberá automaticamente os valores pagos com boleto e cartão de crédito.

A conta digital não prevê nenhum custo sobre a emissão dos boletos. O custo sobre o boleto apenas existe em caso de pagamento do mesmo e é automaticamente debitado do valor que será enviado automaticamente e sem custo para a conta bancária final da instituição de ensino. A conta bancária que receberá os recursos pode ser de qualquer banco na rede brasileira.

Para os boletos bancários os valores são transferidos para conta bancária final da instituição com d + 1, onde d é a data de compensação do boleto, podendo esta se dar no mesmo dia do pagamento ou ainda no dia seguinte, dependendo da hora e local de pagamento do boleto. Para pagamentos com cartão de crédito os valores também são transferidos automaticamente para conta final da instituição de ensino em um prazo de 30 dias.

O suporte e acompanhamento da equipe do edukante permitirá o repasse de conhecimento para que a equipe da instituição de ensino execute ações eletrônicas online básicas, como por exemplo:

1)Geração de boletos bancários. A geração do boleto bancário dependerá de apenas um click, uma vez que todos os demais dados já estarão lançados na plataforma de gestão escolar edukante, como os dados do recebimento, da matrícula e do responsável financeiro. Desta forma, após selecionar a opção de geração de boleto bancário, partindo do recebimento de uma mensalidade de um aluno, por exemplo, o boleto será exibido na tela do usuário.

2)Envio de boletos bancários por email. Em seguida, também com apenas um click, o usuário pode selecionar a opção de enviar o boleto por email.

3)Baixa automática de boletos bancários. Apoio aos usuários sobre como realizar a baixa automática de boletos bancários. O ambiente virtual da gestão de ensino será atualizado dando baixa automática nos recebimentos de boletos bancários que foram pagos.

4)Recebimento online com cartão de crédito. Apoio aos usuários em como devem proceder para dar baixa em uma determinada mensalidade utilizando um determinado cartão de crédito. O pagamento exigirá os dados do cartão de crédito, que serão transportados através de uma conexão segura https para geração de um token que será utilizado no pagamento. O processo possui critérios rigorosos de segurança, através dos quais nenhum dado sensível do cartão é armazenado e todo o processo é realizado de forma criptografada por conexão segura de ponta a ponta.

5)Pagamento através do painel do aluno ou responsável. Através do painel do aluno ou do responsável será possível ter acesso aos boletos bancários e ainda ao cadastro do cartão de crédito para pagamento e geração de token.

6)Cobrança recorrente. Através desta modalidade a instituição de ensino poderá estabelecer uma gestão rigorosa sobre matrículas relacionadas a cartões de crédito para cobranças mensais programadas e automáticas. Após relacionar uma matrícula ao cartão e gerar um token o edukante poderá realizar cobranças e re-cobranças automáticas, mensalmente, de acordo com a programação definida pela própria instituição de ensino. A re-cobrança ocorrerá diariamente, diminuindo significativamente o índice de inadimplência da instituição de ensino.

Os softwares online de gestão escolar que compõem o projeto edukante podem ser utilizados por qualquer tipo de instituição de ensino.

Entre as ferramentas disponibilizadas estão a que apoiam o processo de ensino a distância da instituição de ensino.

Durante todo o projeto a equipe do suporte apoiará a instituição de ensino a utilizar as ferramentas de EAD, as quais estão citadas abaixo:

1)Matrículas Online. A ferramenta de matrículas online simula um comércio eletrônicos de cursos que podem ser comprados por visitantes da página web da instituição de ensino que utiliza o projeto edukante. Além de permitir a pesquisa e compra online de cursos, todo o seu conteúdo por ser auto gerenciado pela própria instituição de ensino, como a imagem que será exibida, o valor de matrícula, o currículo professor, as condições de pagamento, entre outros. É uma ferramenta através da qual a escola ou curso poderão montar seu próprio comércio eletrônico para venda de matrículas. Após incluir os cursos ao carro de compras o futuro aluno poderá escolher entre realizar o pagamento com cartão de crédito, boleto bancário ou transferência. Após o pagamento ser processado todas as informações são automaticamente integradas ao sistema de gestão escolar da escola ou curso.

2)Arquivos Digitais. A ferramenta de arquivos digitais do edukante permite que os professores publiquem, sempre que queiram, arquivos digitais de qualquer tipo ou tamanho. Os arquivos podem incluir arquivos pdf, videoaulas, imagens, gravações sonoras, etc. Os arquivos são classificados por disciplinas e turmas e ficam disponibilizados para visualização através do painel dos alunos.

3)Salas Virtuais. As salas virtuais poderão ser controladas pelos professores das instituições de ensino que fazem parte do projeto edukante. As salas serão classificadas por disciplinas e turmas e poderão ser acessadas pelos alunos. No ambiente da sala virtual professores e alunos poderão trocar mensagens textuais em grupo ou de forma individual. Através da sala virtual os professores também poderão enviar mensagens diretamente ao whatsapp dos alunos, além de iniciar videoconferências no hangout ou ainda enviar um email para todos ou um único aluno.

4)Atividades Online. As atividades online poderão ser administradas pelos professores da instituição, que possuam acesso ao ambiente virtual. Cada atividade pode conter um ou mais arquivos anexados, além de uma data limite de entrega. Os alunos por sua vez poderão responder as atividades de forma textual e ainda anexando arquivos. Todas as atividades respondidas estarão disponíveis aos professores para que sejam avaliadas.

Assim como o ser humano é a espécie que melhor comunica-se entre si, logrando assim grandes feitos, é fato que esta prática deve também ser adotada na gestão de projetos. A implantação de um software de gestão escolar é um projeto complexo e que precisa ser conduzido de forma adequada, fluida e comunicativa.

A metodologia do projeto edukante prevê que, além de prover softwares online fáceis e intuitivos para gestão acadêmica, financeira e ead, deve também prover o processo de condução e execução do projeto.

Desta forma, as atividades de suporte e configuração do ambiente, específico de cada instituição de ensino, requerem toda a atenção das equipes envolvidas.

Para lograr o objetivo de uma gestão mais eficaz a comunicação é uma peça chave.

Por estas razões, os processos de suporte e treinamento do edukante foram pensados para lograr o sucesso do projeto de forma colaborativa, proativa, atenciosa e comunicativa.

Para mais informações acesse www.edukante.com ou envie um email para sac@edukante.com