O edukante é uma plataforma dgital de gestão escolar integrada a geração de boletos bancários


Um dos critérios mais importantes da gestão escolar é o controle financeiro, fortemente apoiado sobre os pagamentos das mensalidades dos alunos.

Algumas instituições de ensino recebem as mensalidades na secretaria, enquanto outras preferem gerar boletos bancários, que são entregues impressos ou enviados por e-mail para alunos ou pais responsáveis financeiros.

O grande X da questão é que a maioria das escolas gera os boletos bancários como parte do processo de gestão escolar, utilizando os sistemas de informação disponibilizados por seus próprios bancos.

Utilizar o próprio sistema bancário para gerar os boletos das mensalidades causa um grande problema de gestão escolar, acarretando uma grande perda de tempo, porque todos os meses é necessário gerar a mesma quantidade de boletos, de aluno por aluno. O tempo estimado para geração de um único boleto é de 7 minutos, isto se o pai do aluno já foi cadastrado antes no sistema do internet banking, caso contrário, o tempo médio é de 15 minutos.

Ainda que a instituição gere todos os boletos do aluno no ato da matrícula, ela deverá ter o trabalho manual de gerar individualmente o boleto de cada recebimento o que ao final, representará a mesma perda de tempo.

O quadro piora e confunde a gestão escolar quando os alunos precisam de uma segunda via dos boletos. A gestão de multas e juros se torna complexa e o controle é perdido facilmente. Quanto maior a quantidade de alunos, maior as chances de erros humanos durante o processo.

Ter conhecimento sobre os pagamentos desta maneira resulta confusão na confirmação dos pagamentos e uma grande perda de tempo na realização de um processo manual e sujeito a falhas.

Sempre que for necessário confirmar um pagamento com total segurança, o gestor precisará acessar o internet banking e confirmar o número do boleto através de uma pesquisa por data de pagamento.

O edukante gera automaticamente os boletos bancários sobre as mensalidades dos alunos. Os boletos são gerados a partir de determinados períodos de tempo (Ex. Entregue 01/01/2016 e 10/01/2016) ou através de outros filtros que o sistema disponibiliza, como matrículas acadêmicas ou como segunda via de um recebimento específico.

Para facilitar ainda mais a gestão escolar financeira, o edukante também permite que os boletos bancários sejam salvos em formato .pdf e enviados por e-mail, utilizando a própria plataforma de gestão escolar.

Veja abaixo como funciona o processo de geração e baixa de boletos bancários através do edukante.

Ao final de cada dia a escola deve solicitar que o sistema edukante gere um arquivo de remessa, contendo as informações sobre os boletos bancários que foram gerados neste dia. O período de intervalo entre a geração dos arquivos de remessa é definido pela própria escola.

O arquivo de remessa possui um layout específico para cada banco. De posse do arquivo de remessa, a escola deve anexá-lo ao sistema de internet de seu banco, comunicando assim ao banco sobre as informações dos boletos que foram gerados. Diariamente, o internet banking criará um arquivo de retorno, que poderá ser baixado pelo gestor financeiro da escola e enviado ao sistema edukante. O arquivo de retorno possui informações sobre os boletos que foram pagos. Após subir o arquivo de retorno, o edukante realiza a baixa automática nos recebimentos. Pronto, finalizado.

Vale ressaltar que o próprio sistema realiza o cálculo de multas e juros para os pagamentos em atraso e que mesmo assim, permite ao gestor editar os recebimentos, dando mais fluidez ao processo.

O ganho de tempo é imenso.

Veja abaixo uma simulação sobre o tempo gasto por uma instituição de ensino que gera boletos bancários através do sistema bancário X edukante.

Quantidade Boletos Gerados Internet Banking (horas) Edukante (horas)
50 8,33 0,15
100 16,66 0,20
200 33,33 0,25
400 66,66 0,30
800 133,32 0,35
1600 266,64 0,40