O edukante é uma plataforma digital de gestão para escolas, cursos e faculdades, integrada a geração de boletos bancários


Um dos critérios mais importantes da gestão escolar é o controle financeiro, fortemente apoiado sobre os pagamentos das mensalidades dos alunos.

Algumas instituições de ensino recebem as mensalidades na secretaria, em dinheiro, cheque ou cartão de crédito, enquanto outras, preferem gerar boletos bancários, que são entregues impressos ou enviados por e-mail para os alunos ou pais responsáveis financeiros. Uma vez registrados, os boletos podem ser pagos em qualquer instituição financeira ou através do internet banking e o seu valor é automaticamente creditado a conta bancária que realizou a emissão do boleto.

Apesar do custo que o banco emissor cobra por cada boleto, permitir o pagamento da mensalidade através da internet fornece mais conforto e segurança aos envolvidos no processo (instituição emissora e pagador). Além da facilidade de realizar o pagamento através da internet, seja por boleto bancário ou por cartão de crédito, todo o processo é integrado ao sistema de gestão edukante, que automaticamente realiza a baixa dos boletos, refletindo o resultado em cada relatório financeiro e de fluxo de caixa da instituição.

Algumas instituições de ensino ainda realizam a geração dos boletos bancários, como atividade de seu processo de gestão escolar, utilizando os sistemas de informação disponibilizados por seus próprios bancos, como demonstra o fluxo abaixo:

Utilizar o próprio sistema bancário para gerar os boletos das mensalidades causa um grave problema de gestão escolar, resultando em perda de tempo, já que a cada mês, será necessário voltar a gerar a mesma quantidade de boletos, de aluno por aluno, responsável por responsável. Que lástima, o tempo médio estimado para geração de um único boleto é de 7 minutos, isto se o pai do aluno já estiver cadastrado no sistema do internet banking. Além disto, estejamos conscientes da necessidade de voltar a gerar uma segunda via do boleto sempre e quando estiver atrasado e assim for definido nas configurações da conta bancária.

Ainda que a instituição gere todos os boletos do aluno no ato da matrícula, ela deverá ter o trabalho manual de gerar individualmente o boleto de cada recebimento o que ao final, será o mesmo.

O quadro piora e confunde ainda mais a gestão escolar quando os alunos precisam de uma segunda via dos boletos. A gestão de multas e juros torna-se mais complexa e o controle é perdido facilmente. Quanto maior a quantidade de alunos, maiores as chances de erros humanos durante o processo.

Ter conhecimento sobre a realidade financeira da instituição desta forma, resulta confusão na confirmação dos pagamentos e perda de tempo na realização de um processo manual e sujeito a falhas.

Sempre que for necessário confirmar um pagamento com total segurança, o gestor precisará acessar o internet banking e confirmar o número do boleto através de uma pesquisa por data de pagamento.

O edukante gera automaticamente os boletos bancários sobre as mensalidades dos alunos. Os boletos são gerados a partir de determinados períodos de tempo (Ex. Entregue 01/01/2019 e 10/01/2019) ou através de outros filtros que o sistema disponibiliza, como matrículas acadêmicas ou como segunda via de um recebimento específico.

Para facilitar ainda mais a gestão escolar financeira, o edukante também permite que os boletos bancários sejam salvos em formato .pdf e enviados por e-mail, utilizando a própria plataforma de gestão escolar para escolas, cursos e faculdades.

O fluxo abaixo descreve como funciona o processo de geração e baixa de boletos bancários através do edukante.

Após a geração dos boletos, a instituição de ensino deve gerar o arquivo de remessa e enviá-lo ao banco através do aplicativo do internet banking. Neste momento, todos os boletos gerados e contidos na remessa são registrados, estando aptos de serem pagos em qualquer instituição financeira, como bancos ou lotéricas.

Diariamente, o internet banking criará um arquivo de retorno, que poderá ser baixado pelo gestor financeiro da instituição e enviado ao sistema edukante. O arquivo de retorno possui informações sobre os boletos que foram pagos. Após subir o arquivo de retorno, o edukante realiza a baixa automática nos recebimentos.

Vale ressaltar que o próprio sistema realiza o cálculo de multas e juros para os pagamentos em atraso e que mesmo assim, permite ao gestor editar os recebimentos, dando mais fluidez ao processo.