Qual é o momento ideal para implantar um software de gestão em uma instituição de ensino?

“A realidade ideal é um lugar aonde nunca chegaremos”. O ser humano é em essência um ser mutante, adaptável à realidade e as regras existentes em seu mundo.

Algumas vezes podemos iniciar um novo e próspero negócio com total condição financeira e estrutural sobre o projeto, como cronograma e fatores necessários a uma execução de sucesso, contudo, algumas vezes precisamos apenas começar.

Esta é a realidade vivida em muitas empresas e consequentemente, instituições de ensino, ao redor de todo o mundo. Algumas possuem ferramentas e estrutura, adquiridos com o êxito de suas operações passadas ou através de recursos próprios do presente. Outras, ainda não possuem ferramentas e estrutura adequadas, contudo, a grande maioria entende sua importância e deseja este nível de controle e planejamento.

Abstração é um termo utilizado para definir uma passagem entre níveis de entendimento sobre uma determinada situação. Abstrair significa ver de cima, através de uma visão holística, uma determinada situação. Sair do problema, ser um expectador da realidade existente e não mais um participante, subir um nível no entendimento sobre os objetos que existem no domínio.

Possuir esta visão sobre a realidade acadêmica e financeira da instituição de ensino é uma ferramenta de grande importância na tomada de decisões sobre os caminhos que serão seguidos. Saber, a qualquer momento e em qualquer lugar, sobre o fluxo de caixa, matrículas acadêmicas e outros detalhes, fornece a possibilidade de traçar melhores estratégias de negócio e obter um maior controle sobre o negócio.

Atualmente a implantação de um software que realize estes controles, dependendo do tamanho da instituição, pode acontecer em menos de dois dias e partir de então, caberá à própria instituição registrar as informações necessárias, como o cadastro dos alunos, realização de matrículas e registros de pagamentos de mensalidades.

Apenas possuir um software de gestão não significa que as informações serão efetivamente controladas, pois é preciso utilizá-lo. Os gestores geralmente não possuem tempo, contudo, podem designar colaboradores que através de processos bem definidos sempre registrem as informações da forma correta. Os softwares de gestão permitem a divisão sobre as permissões de acesso quanto às funcionalidades do sistema que cada usuário deve possuir. Desta forma, enquanto um usuário possui permissão de somente cadastrar alunos e realizar matrículas, outro possui permissão de registrar os pagamentos das matrículas e mensalidades.

O custo sobre a aquisição de um software de gestão poderá variar. Algumas soluções cobram sobre a implantação do projeto e sobre o uso, mensalmente. Outras cobram apenas um valor mensal pelo uso. Algumas soluções precisam ser instaladas nos computadores, o que fatalmente não permite que as informações sejam acessadas desde outros computadores com acesso a internet, já outras, são soluções web, que devem ser preferidas, afinal, ter as informações na nuvem, com segurança, é o objetivo de todos os aplicativos atuais. Existem soluções que se adequam a realidade financeira da instituição de ensino, indo desde aplicações gratuitas para instituições com até 50 alunos, ou mensalidades que podem custar a partir de R$ 100 ao mês, para instituições menores.

Controles paralelos, como planilhas Excel ou formulários não resolvem a questão do controle da informação. Uma instituição precisa ter, em um único ambiente, de forma sistematizada, controle sobre suas informações. A implantação de um software de gestão de qualidade é fundamental.

Softwares que funcionem na nuvem com arquitetura web devem ser preferidos em lugar de antigos sistemas em arquitetura desktop. Softwares desktop geralmente estão isolados em ilhas, impossibilitando ou dificultando bastante o compartilhamento da informação estruturada através de diferentes caminhos entre diferentes perfis de usuários.

Os softwares possuem outros facilitadores, como por exemplo, o lançamento de notas pelos próprios professores, a impressão de boletins acadêmicos, a possibilidade que alunos e pais acessem determinadas informações acadêmicas e financeiras, ambiente de aprendizado virtual, ambiente de avaliação digital, geração de boletos bancários, etc.

Realmente, é imprescindível saber onde estamos para aprumar a vela do barco e seguir viagem. O momento ideal em se implantar um software de gestão em uma instituição de ensino é agora mesmo.