Do ano letivo ao caixa: onde o Pix entra
Cobrar bem começa antes da cobrança. A tabela acompanha o caminho de um aluno no sistema e mostra em que ponto o Pix aparece.
| Etapa | O que a instituição faz | O que o sistema faz com isso |
|---|---|---|
| Estrutura do ano letivo | Define anos letivos, tipos de ensino, cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas, com o apoio do suporte. | Cria a base em que cada matrícula e cada cobrança se apoiam. |
| Valores e regras | Configura os valores de matrícula, as mensalidades por série e turno e as regras de multa e juros. | Os recebimentos nascem com valor e regras de atraso definidos. |
| Cadastro | Cadastra o aluno e os responsáveis e indica o responsável financeiro. | A cobrança Pix segue para o e-mail ou o WhatsApp de quem paga. |
| Matrícula | Aloca o aluno em um módulo e em uma turma. | Gera os recebimentos de matrícula, mensalidades e taxas. |
| Cobrança | Escolhe Pix, boleto ou cartão, de um recebimento ou de muitos de uma vez. | Gera um QR Code e um Copia e Cola próprios para cada recebimento. |
| Pagamento | O responsável paga pelo aplicativo do banco. | Identifica o pagamento e muda o status para pago. |
| Acompanhamento | A direção consulta extrato, fluxo de caixa e relatórios. | Reúne tudo por período, turma, série, curso e situação. |
Cadastro, matrícula e estrutura acadêmica: de onde vem cada cobrança
Um Pix só serve se estiver ligado ao aluno certo, à matrícula certa e ao período certo. No edukante, essa ligação vem da forma como a instituição organiza o cadastro e a estrutura acadêmica.
Alunos e responsáveis
- Um aluno pode ter vários responsáveis, e o mesmo responsável pode responder por mais de um aluno, como no caso de irmãos.
- Cada aluno tem sempre um responsável financeiro. O aluno pode ser o próprio responsável financeiro, e o responsável financeiro pode ser uma pessoa ou uma empresa.
- A busca é por parte do nome, e-mail ou CPF, e a instituição pode acrescentar campos ao cadastro.
- Do cadastro, a equipe envia e-mails e mensagens de WhatsApp e acessa as matrículas do aluno.
Estrutura acadêmica por ano letivo
A instituição define no sistema a organização de anos letivos, tipos de ensino, cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas. Esse trabalho é feito com o acompanhamento da equipe de suporte, e só depois dele as matrículas são abertas. Algumas características ajudam no dia a dia:
- Cada ano letivo pode ter uma estrutura diferente, e a estrutura de um ano pode ser copiada para o seguinte, o que poupa a configuração a cada início de ano.
- Cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas têm mecanismos de ativação e desativação, que protegem as matrículas contra enganos.
- A estrutura é da própria instituição, e por isso serve a escolas de educação básica, cursos livres e profissionalizantes, escolas de idiomas e faculdades.
Matrículas
A matrícula é o que aloca o aluno em módulos e turmas. A lista de matrículas permite busca por parte do nome do aluno, turma, módulo, curso e série. A partir de uma matrícula, a equipe chega aos recebimentos, aos contratos e declarações, à ficha de matrícula, aos boletos e à ficha individual. Quando uma matrícula é desativada, os recebimentos relacionados a ela podem ser desativados junto, e o histórico guarda datas e motivos. Nas faculdades, o aluno pode ser matriculado em disciplinas de módulos diferentes.
Na prática, cobrar por Pix todos os alunos de uma turma, de uma série ou de um mês deixa de ser digitação e vira uma consulta com filtros.
Pix manual e Pix integrado ao sistema de gestão
O Pix é uma modalidade de pagamento criada pelo Banco Central, e o crédito na conta de quem recebe é imediato. Para pagar manualmente, basta conhecer a chave Pix de quem vai receber. A transferência manual costuma não ter tarifa, mas o trabalho de controle fica todo com a instituição: o comprovante em imagem, sozinho, não dá certeza de que o crédito foi feito, e a baixa no sistema ou na planilha continua sendo manual.
Quando o Pix é integrado ao software de gestão da escola, do curso ou da faculdade, o sistema gera o código de cada recebimento e recebe a confirmação do pagamento. A tabela compara os dois caminhos.
| Etapa | Pix manual, por chave | Pix integrado ao edukante |
|---|---|---|
| Como o responsável paga | Digita a chave e o valor no aplicativo do banco. | Lê o QR Code ou cola o código Copia e Cola, que já trazem o valor e a identificação do recebimento. |
| Como a instituição sabe que foi pago | Recebe o comprovante e confere o extrato da conta. | O sistema recebe a confirmação do pagamento. |
| Baixa no financeiro | Feita à mão, no sistema ou em planilha. | Automática, com o status do recebimento alterado para pago. |
| Risco de erro | Valor errado, aluno trocado, baixa esquecida. | Cada código é gerado para um único recebimento. |
| Tempo do financeiro | Conferência de comprovantes todos os dias. | Sem conferência manual dos pagamentos. |
Como o Pix funciona por trás
O Pix foi lançado pelo Banco Central em novembro de 2020 e funciona 24 horas por dia, inclusive em fins de semana e feriados. O dinheiro passa de uma conta para outra em segundos, e quem paga e quem recebe veem a confirmação na hora. Alguns termos ajudam a entender o que o sistema faz.
- Chave Pix: um apelido, como CPF, CNPJ, telefone, e-mail ou chave aleatória, que aponta para uma conta bancária.
- QR Code estático: leva sempre a mesma chave e, em geral, aceita qualquer valor. Serve para receber sem identificar a origem do pagamento.
- QR Code dinâmico: é criado para uma cobrança específica, com valor, prazo de validade e um identificador próprio. É o tipo usado para mensalidades, matrículas e vendas.
- Pix Copia e Cola: o mesmo conteúdo do QR Code em formato de texto. Funciona bem quando a cobrança é enviada por WhatsApp ou e-mail, porque o responsável não precisa ler o QR Code na tela do celular.
Do QR Code à baixa do recebimento
- O financeiro, ou o próprio responsável pelo painel, escolhe o recebimento e a opção de pagar com Pix.
- O edukante gera o QR Code e o código Copia e Cola desse recebimento, marcados com o identificador dele.
- O responsável abre o aplicativo do banco, lê o QR Code ou cola o código e confirma o pagamento.
- O Pix é confirmado em segundos, e o sistema recebe o aviso do pagamento.
- O edukante reconhece o recebimento pelo identificador e altera o status para pago.
Como o identificador faz parte do código, o sistema não precisa adivinhar a quem pertence cada pagamento. Se o código expirar sem ser pago, basta gerar outro para o mesmo recebimento.
Formas de cobrar por Pix no edukante
A instituição escolhe o caminho que combina com cada situação. Todos usam o mesmo cadastro de alunos, responsáveis, matrículas e recebimentos.
Pelo painel administrativo
No menu Financeiro > Matrículas e Mensalidades > Recebimentos ficam as mensalidades, matrículas e taxas de material, criadas a partir das matrículas dos alunos. A lista pode ser reordenada por vencimento, data de pagamento, nome do aluno ou turma. Em cada linha, o usuário pode dar baixa manual, emitir recibo, alterar o recebimento ou cobrar por boleto bancário, cartão de crédito ou Pix. Ao escolher o Pix, o sistema mostra o nome da instituição, os detalhes do recebimento, o QR Code e o código Copia e Cola. Se o aluno estiver na secretaria, pode ler o QR Code direto na tela.
Depois de gerar o Pix, o financeiro tem estas opções:
- Imprimir ou gerar PDF: abre a impressão do navegador.
- Enviar por e-mail: a tela já traz o e-mail principal do aluno ou do responsável financeiro e põe o e-mail da instituição em cópia oculta. Os endereços podem ser alterados, e outros podem ser incluídos, separados por vírgula.
- Enviar por WhatsApp: abre o WhatsApp Web com a mensagem pronta para o telefone principal do aluno ou do responsável financeiro. O número pode ser editado.
- Gerar um novo código: quando o Pix expira, é possível criar outro.
Pelos painéis do aluno e do responsável
A instituição pode liberar o pagamento online nos painéis do aluno e do responsável, no mesmo menu Financeiro > Matrículas e Mensalidades. Ao lado de cada recebimento aparecem as opções de pagar com cartão de crédito, boleto bancário ou Pix, e quem paga também consegue emitir o recibo das parcelas quitadas e a segunda via do boleto. O responsável financeiro pode ser uma pessoa ou uma empresa, e pode responder por mais de um aluno.
Ao escolher o Pix, a pessoa vê os detalhes do pagamento, o QR Code e o Copia e Cola. Depois de pagar pelo aplicativo do banco, recebe a confirmação na tela, e o edukante já atualiza o recebimento para pagamento confirmado. A instituição define quais formas de pagamento online ficam disponíveis em cada painel.
Cobrança em massa por e-mail ou WhatsApp
Além de cobrar um recebimento por vez, o sistema gera e envia cobranças Pix e boletos em massa, com um clique, a partir de critérios de busca. Alguns exemplos:
- todos os boletos ou Pix que vencem em determinado mês;
- os que vencem no mês em uma turma, curso ou série;
- os que vencem ao longo de um ano;
- todos os do ano de um aluno específico.
Os critérios acompanham a estrutura acadêmica, e é isso que torna a cobrança em massa precisa: a secretaria que antes enviava mensagem por mensagem escolhe a turma, o mês e envia. Nos lançamentos financeiros, as ações em massa também permitem quitar vários recebimentos, alterar a situação de um grupo de parcelas, remover lançamentos indevidos e gerar boletos e chaves Pix em conjunto. Para quem está em atraso, o controle de inadimplência mostra a lista, e a cobrança com Pix chega ao responsável pronta para pagar.
Venda de produtos e serviços
A instituição também registra e cobra vendas que não são mensalidades. Entre os produtos estão material didático, uniformes, livros, ingressos de eventos e bolsas. Entre os serviços, aluguel de espaços e projetos de consultoria. Produtos e serviços podem ser organizados em grupos e categorias, e a venda entra no fluxo de caixa como entrada de recursos, igual aos pagamentos de matrículas, taxas de material e mensalidades. Depois de registrar a venda, a instituição exibe o QR Code ou o Copia e Cola ao comprador na própria tela, ou envia a cobrança por e-mail ou WhatsApp.
Como a instituição habilita o Pix
O Pix depende de uma conta bancária da instituição ligada ao sistema. A habilitação é conduzida pela equipe de suporte do edukante, por e-mail ou pelo grupo de atendimento, e os recebimentos online podem ser configurados para qualquer banco brasileiro. A conta pode ser de pessoa física ou de pessoa jurídica, e os dados informados precisam ser os mesmos cadastrados no banco, porque é o nome da conta que aparece para quem paga.
Em geral, o suporte pede os documentos da instituição e de um dos sócios, como cartão CNPJ, contrato social, documento de identidade, CPF e comprovante de endereço, além dos dados da conta bancária. A lista pode variar, e a equipe confirma o que é necessário em cada caso. Depois da habilitação, a própria instituição escolhe onde o Pix fica disponível: no painel administrativo, nos painéis do aluno e do responsável e na matrícula online.
Boleto bancário com código Pix
Nem toda família paga da mesma forma. Algumas preferem o Pix, outras seguem com o boleto por hábito ou por regra do empregador. O boleto híbrido atende às duas: é um boleto bancário que traz também o código Pix, e quem recebe escolhe como pagar.
No edukante, a instituição gera e envia boletos híbridos, individualmente ou em massa. Para a secretaria, isso significa um único documento de cobrança, sem precisar emitir um boleto e um Pix separados para o mesmo recebimento. O boleto é gerado a partir dos dados que já estão no sistema, com um clique, e envia-se por e-mail ou WhatsApp, ou imprime-se, como qualquer outro. O pagamento feito pelo Pix é identificado pelo sistema como nos demais casos.
Tarifas e prazos: Pix, boleto e cartão
Cada forma de pagamento online tem tarifa e prazo próprios. As tarifas do Pix são diferenciadas e, em geral, mais baixas que as do cartão de crédito e do boleto. Os valores exatos dependem das condições contratadas, e a equipe do edukante informa os números ao apresentar o plano.
| Pix | Boleto bancário | Cartão de crédito | |
|---|---|---|---|
| Quando o sistema identifica o pagamento | Imediatamente | No dia seguinte | Imediatamente |
| Baixa no sistema | Automática | Automática | Automática |
| Tarifa para a instituição | Tarifa própria do Pix, em geral a mais baixa | Tarifa do boleto | Tarifa do cartão |
| Particularidades | QR Code ou Copia e Cola, com validade | Individual ou em massa, com possibilidade de protesto dos vencidos | Recorrente, com cartão cadastrado, e internacional |
O responsável que não quer pagar pelo aplicativo do banco ainda pode receber um link de pagamento por cartão ou Pix, que abre sem entrar no sistema. A conta é simples: quanto mais famílias pagam por Pix, menor o custo de cobrança da instituição.
Matrícula online com Pix
Cada instituição que usa o edukante tem um portal de matrículas online, em que o aluno vê os cursos e as turmas ofertados, escolhe, aceita o contrato, confirma a matrícula e paga na mesma sequência. O pagamento pode ser feito por cartão de crédito, boleto bancário ou Pix. Ao escolher o Pix, o sistema mostra os detalhes, o QR Code e o Copia e Cola e informa o sucesso da operação.
O gestor configura cada etapa:
- formas de pagamento aceitas e número máximo de parcelas no cartão por turma;
- cupons de desconto, que podem ser divulgados para grupos diferentes;
- contrato no modelo original da instituição, preenchido com os dados do cadastro, com aceite e assinatura online;
- visual da página, com imagens e descrição das turmas, e quais campos do aluno e do responsável são obrigatórios.
Terminada a matrícula, o cadastro do aluno, o do responsável, a matrícula e os recebimentos já estão no ambiente de gestão, dentro da estrutura do ano letivo, sem digitação. Quem começa a matrícula e não termina fica registrado como matrícula solicitada, e a instituição pode voltar a falar com ele depois. Veja o processo na demonstração de matrículas online e no artigo sobre matrículas online.
O que muda para o financeiro e para a direção
- Fim da conferência de comprovantes. O pagamento chega identificado, e ninguém precisa abrir o extrato para localizar o aluno.
- Situação do dia sem esperar o fechamento. O recebimento aparece como pago no momento do Pix, e a direção enxerga a situação do dia no painel.
- Menos ligações de confirmação. A família recebe a confirmação na tela e não precisa perguntar se o pagamento foi recebido.
- Lista de inadimplentes mais confiável. Como a baixa é automática, quem pagou deixa a lista sem depender de alguém lembrar de atualizar.
- Cobrança que acompanha a estrutura da escola. Turma, série, curso e ano letivo servem de filtro para cobrar, conferir e comparar.
O Pix também se combina com outras rotinas do sistema, como a matrícula em massa, a exclusão múltipla de recebimentos e a geração de notas fiscais em massa. A demonstração de boletos com Pix mostra o processo passo a passo.
Escola, curso ou faculdade
Escola particular
As famílias pagam do celular e muitas têm mais de um filho, com um responsável financeiro para os dois. O Copia e Cola chega por WhatsApp, o responsável paga sem sair da conversa e a secretaria não confere nada. Veja o sistema para escolas particulares.
Curso livre e escola de idiomas
A matrícula online com Pix permite que o aluno se inscreva e pague no mesmo momento, a qualquer hora, e os cupons ajudam nas campanhas de captação. Conheça o sistema para cursos e o sistema para escolas de idiomas.
Faculdade ou instituição com muitas turmas
O volume de recebimentos torna a conferência manual inviável. A cobrança em massa por critério, a matrícula em disciplinas de módulos diferentes e a baixa automática mantêm o financeiro em dia com a mesma equipe. Conheça o software de gestão escolar e o sistema de gestão escolar do edukante.
Perguntas frequentes sobre Pix em escolas e cursos
Como funciona o Pix em um software de gestão escolar?
O sistema gera, para cada mensalidade, matrícula ou venda, um QR Code e um código Pix Copia e Cola exclusivos daquele recebimento. O responsável paga pelo aplicativo do banco, o sistema recebe a confirmação, identifica o recebimento e altera o status para pago.
O edukante gera boleto bancário com código Pix?
Sim. É possível gerar e enviar boletos bancários híbridos, que trazem também o código Pix. O responsável escolhe se paga pelo boleto ou pelo Pix.
Posso enviar a cobrança por Pix por e-mail ou WhatsApp?
Sim. Depois de gerar o Pix de um recebimento, o financeiro envia a cobrança por e-mail, para o endereço do aluno ou do responsável financeiro, ou por WhatsApp, para o telefone cadastrado. Os dados de envio podem ser editados antes.
O sistema identifica o pagamento por Pix sem eu conferir o comprovante?
Sim. O código gerado carrega o identificador do recebimento. Quando o pagamento é confirmado, o edukante reconhece a origem e atualiza o status para pago, sem conferência manual de comprovantes.
É possível cobrar por Pix em massa?
Sim. A cobrança pode ser gerada e enviada para todos os recebimentos que atendam a um critério de busca, como os que vencem em determinado mês, os de uma turma, curso ou série, os de um ano inteiro ou todos os de um aluno.
O Pix tem tarifa menor que cartão e boleto?
As tarifas do Pix são diferentes das de outras formas de pagamento e, em geral, mais baixas. O valor exato depende das condições contratadas, e a equipe do edukante informa os números ao apresentar o plano.
Quando o dinheiro do Pix chega à conta da instituição?
A confirmação do pagamento é imediata no sistema. Os valores pagos por Pix, boleto e cartão de crédito são repassados à conta bancária da instituição por transferências automáticas diárias, nos dias úteis, que podem ser acompanhadas na visão de transferências bancárias do sistema.
Como a instituição habilita o Pix?
A habilitação é feita com a equipe de suporte do edukante, que conduz a configuração do ambiente a partir dos dados da instituição e da conta bancária. A conta pode ser de pessoa física ou de pessoa jurídica. Depois disso, a própria instituição escolhe onde o Pix fica disponível: no painel administrativo, nos painéis do aluno e do responsável e na matrícula online.
A matrícula online aceita pagamento por Pix?
Sim. Na plataforma de matrículas online, o aluno escolhe o curso ou a turma, aceita o contrato, confirma a matrícula e paga por cartão de crédito, boleto bancário ou Pix. Os cadastros do aluno, do responsável, da matrícula e do recebimento entram no sistema automaticamente.
Aluno e responsável podem pagar por Pix pelo próprio painel?
Sim. Nos painéis do aluno e do responsável, a opção de pagar com Pix aparece ao lado de cada recebimento. A instituição define quais formas de pagamento online ficam liberadas: Pix, boleto bancário, cartão de crédito ou uma combinação delas.
O que acontece se o código Pix expirar?
O financeiro gera um novo código para o mesmo recebimento e o envia novamente. O código antigo deixa de ser válido.
Posso cobrar por Pix a venda de material didático e uniforme?
Sim. O sistema também registra e cobra a venda de produtos e serviços, como material didático, fardamento, bolsas, aluguel de espaços e projetos de consultoria. A cobrança Pix é exibida na tela ou enviada por e-mail ou WhatsApp.
Como o Pix se liga à estrutura de anos letivos, turmas e matrículas?
Cada Pix é gerado a partir de um recebimento, e cada recebimento pertence a uma matrícula, que aloca o aluno em um módulo e em uma turma de um ano letivo. Por isso os relatórios financeiros podem ser filtrados por período, turma, série, curso e situação do pagamento.
O que é Pix Copia e Cola?
É o mesmo conteúdo do QR Code em formato de texto. O pagador copia o código, cola no aplicativo do banco e confirma o pagamento. É útil quando a cobrança chega por WhatsApp ou e-mail, porque dispensa ler o QR Code na tela.
Conheça o edukante na prática
O edukante é um conjunto de softwares online de gestão acadêmica, financeira e de ensino a distância, que pode ser usado por escolas, cursos e faculdades. O Pix faz parte da versão financeira, que se liga à versão acadêmica pelo mesmo cadastro. Para ver a cobrança por Pix funcionando, a equipe atende por WhatsApp, e-mail ou pela página de contato. Os planos e valores estão no site, e a lista completa de recursos está na página de funcionalidades do sistema. Para tirar dúvidas técnicas, escreva para suporte@edukante.com. O atendimento ao consumidor responde em sac@edukante.com.