Da estrutura do ano letivo ao documento final
A gestão acadêmica acompanha o aluno do lado de dentro da instituição: onde ele está matriculado, como é avaliado, se compareceu, o que foi ensinado e quais documentos a secretaria precisa emitir. Para quem trabalha na secretaria, a versão acadêmica faz o papel de um software de secretaria escolar completo, do cadastro ao boletim. A tabela mostra o caminho completo no edukante.
| Etapa | O que a instituição faz | O que o sistema faz com isso |
|---|
| Estrutura | Define anos letivos, tipos de ensino, cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas, com o apoio do suporte. | Forma a base em que matrículas, notas e documentos se apoiam. |
| Modelo de avaliação | Informa como avalia: notas ou conceitos, pesos, médias, recuperação e arredondamento. | A equipe do edukante configura o modelo, e os cálculos passam a ser feitos pelo sistema. |
| Cadastro e matrícula | Cadastra alunos e responsáveis e matricula cada aluno em um módulo e em uma turma. | Liga o aluno à turma, à estrutura do ano letivo e aos documentos. |
| Aulas e presenças | Os professores registram as aulas, o conteúdo ministrado e as presenças. | Alimenta o diário de classe e a secretaria em tempo real. |
| Notas e conceitos | Professores ou secretaria lançam o resultado das avaliações. | Calcula as médias na hora e atualiza boletins e painéis. |
| Acompanhamento | Alunos e responsáveis consultam o desempenho e os comunicados. | Oferece um painel para cada perfil, sem depender de pedidos à secretaria. |
| Documentos | Prepara os modelos de contratos, declarações, fichas e demais documentos. | Preenche cada um com os dados cadastrados e gera na hora, no modelo da instituição. |
Estrutura acadêmica: a organização é da instituição
Em vez de pedir que a instituição se encaixe em um modelo pronto, o edukante recebe a organização que ela já tem: anos letivos, tipos de ensino, cursos, séries, módulos, períodos de ensino, turmas e disciplinas. O trabalho inicial é feito junto com a equipe de suporte, que conhece o sistema e ajuda a traduzir a estrutura da escola, do curso ou da faculdade para ele. Só depois dessa etapa as matrículas são abertas, o que dá segurança a quem vai usar.
- Cada ano letivo pode ter uma estrutura própria, independente das demais. Quando o ano termina, a estrutura pode ser exportada para o seguinte em poucos cliques, e a configuração não recomeça do zero.
- Cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas podem ser ativados e desativados. Esse controle protege as matrículas ativas contra exclusões feitas por engano.
- Nas faculdades, o aluno pode ser matriculado em disciplinas de módulos diferentes. Veja como funciona em matrículas em disciplinas de módulos diferentes.
- A mesma estrutura serve à educação básica, aos cursos livres e profissionalizantes, às escolas de idiomas e ao ensino superior.
Alunos, responsáveis e matrículas
Alunos
O cadastro reúne os dados pessoais e o histórico de cada aluno. A busca é feita por trecho do nome, e-mail ou CPF, e a secretaria pode cadastrar, editar, excluir e inativar registros. A instituição também pode acrescentar campos próprios ao formulário de cadastro, para guardar o que for específico do seu dia a dia. Da própria tela de alunos, a equipe envia e-mails e mensagens por WhatsApp, abre as matrículas do aluno e redefine a senha de acesso ao painel dele.
Cadastro de alunos, com busca por nome, e-mail ou CPF e campos que a instituição pode acrescentar.
Responsáveis
Os responsáveis têm um cadastro com a mesma lógica de busca, edição e envio de mensagens. O sistema aceita mais de um responsável por aluno e também o mesmo responsável ligado a vários alunos, como acontece com irmãos. Para cada aluno há sempre um responsável financeiro definido, que pode ser outra pessoa ou o próprio aluno, quando maior de idade. Esse vínculo é o mesmo usado pela versão financeira, que emite as cobranças.
Matrículas
A matrícula é o que coloca o aluno em um módulo e em uma turma. A lista de matrículas pode ser filtrada por trecho do nome do aluno, turma, módulo, curso, série e outros critérios. A partir dela, a secretaria chega aos recebimentos relacionados, gera contratos e declarações, emite a ficha de matrícula e consulta a ficha individual do aluno. Quando a instituição usa a versão financeira, também gera os boletos a partir da mesma tela.
Lista de matrículas, com filtros por turma, módulo, curso e série.
Ao desativar uma matrícula, o usuário escolhe se os recebimentos ligados a ela também serão suspensos, e o sistema guarda o histórico com datas e justificativas das matrículas feitas e canceladas. No início do período, a matrícula em massa poupa a secretaria de matricular um por um: ela localiza e seleciona vários alunos ao mesmo tempo e os inclui em uma turma, ou os retira dela, com um clique.
Avaliação sob medida: o sistema se adapta ao método da instituição
É nesta parte que um sistema acadêmico costuma deixar a desejar. Cada instituição tem a sua regra: quantas notas por período, com quantas casas decimais, como arredondar uma média, quando entra a recuperação e o que ela altera. Se o software não comporta essa regra, a secretaria passa a calcular fora dele e a informação se espalha. No edukante a regra é da instituição, e o modelo é montado a partir dela.
O que pode ser definido
| Aspecto | O que a instituição decide |
|---|
| Tipo de resultado | Notas decimais ou conceitos em texto, definidos para cada prova e para cada disciplina. |
| Quantidade de notas | Quantas provas e avaliações compõem cada unidade, período ou módulo. |
| Dígitos e casas decimais | A escala das notas e o número de casas decimais. |
| Pesos e médias | O peso de cada avaliação e as fórmulas que calculam as médias. |
| Arredondamento | As regras para cada situação em que a média precisa ser arredondada. |
| Recuperação | As provas de recuperação e os cálculos ligados a elas. |
| Divisão do período | Unidades letivas, módulos e períodos de ensino. |
| Tipos de ensino e disciplinas | Regras próprias para cada tipo de ensino e para cada disciplina. |
| Documentos de desempenho | O layout de boletins, atas e demais documentos, com a identidade visual da instituição. |
Três formas de avaliar, um mesmo sistema
Os exemplos abaixo são ilustrativos. Eles mostram como métodos diferentes convivem no mesmo software.
| Instituição | Como costuma avaliar | Como fica no edukante |
|---|
| Escola de educação básica | Unidades ao longo do ano, com mais de uma avaliação em cada uma, média ponderada e prova de recuperação. | Unidades letivas com avaliações e pesos, média calculada pelo sistema e recuperação com a regra da escola. |
| Curso de idiomas | Conceitos por habilidade, como fala, escrita e compreensão, em cada módulo. | Conceitos em texto definidos para cada avaliação, organizados por módulo. |
| Faculdade | Disciplinas distribuídas em módulos, notas com casas decimais e arredondamento definido no regimento. | Módulos e disciplinas com a escala, as casas decimais e o arredondamento da instituição. |
Como a configuração é feita
- A instituição envia ao suporte as regras e as tabelas que já usa: quantidade de notas, pesos, médias, recuperação e arredondamento.
- A equipe do edukante monta o modelo no ambiente da instituição. Em média, leva no máximo um dia útil depois de receber as informações necessárias.
- Professores e secretaria passam a lançar as notas ou os conceitos, e o sistema calcula médias e resultados conforme o modelo.
- A equipe do edukante dá suporte e treinamento diários a usuários, professores, alunos e responsáveis.
Como o modelo exige rigor matemático e pedagógico, a configuração inicial fica com o suporte e parte sempre das regras que a coordenação da instituição repassa. O resultado é um sistema que calcula como a escola já calculava, só que sem planilha paralela.
Lançamento de notas, aulas e presenças
As notas podem ser lançadas de forma centralizada pela administração ou de forma descentralizada pelo professor. Nesse caso, o professor entra apenas nas turmas e disciplinas que a instituição autorizou, por curso, série, módulo, disciplina e turma. Os dados ficam protegidos contra acessos indevidos.
Duas formas de lançar
- Individual: as notas ou os conceitos de um único aluno em todas as disciplinas, em uma só tela. É útil para alunos transferidos, revisões de prova, dependências e reposições.
- Em massa, por turma: uma grade com todos os alunos de uma disciplina. À medida que as notas são digitadas, o sistema exibe a média de cada aluno na hora.
O painel do professor
- Notas e conceitos: lançamento direto, com notas decimais ou conceitos em texto.
- Aulas e presenças: registro das aulas ministradas, do conteúdo de cada uma e de quais alunos estiveram presentes.
- Conteúdo programático: lançamento por disciplina, para a coordenação acompanhar o que foi planejado.
- Diário de classe: a mesma visão que a administração tem, para o professor conferir o que registrou.
O cadastro de professores fica com a instituição, que define quem tem acesso ao painel, troca senhas e envia e-mails ou mensagens por WhatsApp direto do sistema.
Painel do professor, com o lançamento de notas, aulas e presenças.
Alunos e responsáveis acompanham pelos portais
Depois que o professor lança a nota, ela aparece nos painéis do aluno e do responsável. O aluno consulta o próprio desempenho, e o responsável acompanha todos os alunos sob sua responsabilidade, inclusive irmãos, a partir de um único acesso. Sem precisar ir até a secretaria nem esperar o boletim impresso, a família acompanha a evolução do aluno ao longo do período.
- Comunicados: a instituição cria e publica avisos para cursos, séries, turmas ou alunos específicos. Eles aparecem nos painéis dos professores, dos alunos ou dos responsáveis e podem ser enviados também por e-mail. Há mensagens coletivas para uma turma e comunicados restritos a um único aluno, que servem a assuntos confidenciais ou pontuais. Veja mais em publicação de comunicados.
- Senhas: alunos, responsáveis e professores trocam a própria senha e a recuperam pela tela de login, o que poupa a secretaria de chamados.
- Acesso por qualquer aparelho: os painéis abrem pelo navegador, no computador, no tablet ou no celular.
Boletim, caderno de notas, diário de classe e ficha individual
Com as notas e as presenças no sistema, os documentos de desempenho passam a ser gerados automaticamente, de acordo com as regras definidas para a instituição, em vez de montados à mão.
Desempenho do aluno e da turma
A partir da matrícula, a secretaria gera o boletim escolar digital ou o caderno de notas do aluno, com as provas, unidades, médias e recuperações definidas no modelo. Também é possível gerar o desempenho de uma turma inteira, com os alunos um abaixo do outro, em uma ou em todas as unidades e disciplinas, em formato pronto para imprimir ou salvar. O sistema monta até dois documentos por página, o que economiza papel.
Boletim acadêmico gerado a partir da matrícula do aluno.
Diário de classe
O diário de classe eletrônico reúne as informações de desempenho dos alunos ativos de uma turma: notas, conceitos, médias, resultados finais, presenças, faltas e o conteúdo das aulas. Pode ser acessado pelo painel de administração ou pelo painel do professor, que vê apenas as próprias turmas e disciplinas. Há quatro visões:
- Sintética: informações globais e agrupadas, que ajudam em relatórios gerenciais e em diagnósticos pedagógicos de curto prazo.
- Analítica: informações detalhadas de cada desempenho, para acompanhar alunos específicos.
- Presenças e aulas: a frequência dos alunos em cada data e os títulos e descrições das aulas registradas.
- Total: todas as visões reunidas, com as quebras de página já feitas, pronta para salvar ou imprimir.
A capa do diário pode ser personalizada pela equipe do edukante, com logomarca, cabeçalho e nome do professor responsável.
Diário de classe, com as visões sintética, analítica, de presenças e aulas e total.
Ficha individual e histórico
A ficha individual reúne o desempenho do aluno ao longo de todas as matrículas na instituição, e a ata de desempenho final também faz parte dos documentos gerados. A ferramenta de histórico permite incluir o desempenho de anos anteriores e de outras instituições, e a secretaria emite um histórico consolidado, com toda a trajetória do aluno.
Relatórios personalizados de matrículas
Cada setor da instituição quer ver uma coisa. A coordenação pede a lista de uma turma com o contato dos responsáveis. A secretaria precisa de outros dados para um levantamento. A direção quer um recorte por curso e série. Em vez de depender de um relatório fixo, a instituição cria o próprio modelo no edukante: escolhe os campos que quer, como nome do aluno, turma, curso, série, responsável e e-mail, e gera o relatório a partir dele.
Assim, o relatório que antes dependia de exportar dados e ajustar na planilha passa a sair do sistema já no formato que o setor usa.
Relatório personalizado de matrículas, com os campos escolhidos pela instituição.
Documentos, contratos e diplomas nos modelos da instituição
A secretaria emite documentos o ano inteiro: contrato de prestação de serviços, declaração de matrícula, declaração de frequência, ficha de matrícula e, na conclusão do curso, certificados e diplomas. No edukante, cada um sai no modelo que a instituição já usa, preenchido com os dados do sistema.
Como funcionam os modelos
- A instituição prepara o documento e, antes de enviá-lo ao sistema, faz as marcações nos pontos em que as informações devem aparecer. Cada marcação devolve o dado desejado, como o nome do aluno ou o plano financeiro dos recebimentos da matrícula.
- A instituição tem autonomia para criar novos modelos e para editar os que já existem.
- Os modelos podem ser exportados de um ano letivo para outro, o que elimina retrabalho a cada início de período.
- Os documentos são gerados na hora, a partir da matrícula do aluno. Veja mais em geração automática de documentos.
Identidade visual de cada documento
O layout dos documentos de desempenho, da ficha de matrícula e das carteirinhas também pode seguir o padrão da instituição, com cabeçalho, logomarca, textos e cores. Esse ajuste é feito pela equipe de suporte do edukante, porque exige conhecimento técnico em HTML, a partir do material e da orientação que a instituição enviar.
Contratos com assinatura online
O contrato gerado a partir do modelo da instituição pode ser assinado online. Na matrícula online, o aluno recebe o contrato por e-mail; a instituição também pode reenviá-lo depois. O aceite é confirmado com CPF e data de nascimento, as assinaturas são registradas no documento e os contratos assinados ficam arquivados na plataforma. Conheça a funcionalidade de assinatura de contrato online.
Contrato de matrícula com assinatura online.
Outras rotinas da secretaria
Ocorrências
A instituição registra eventos importantes ligados a alunos, professores e responsáveis, e os classifica em tipos e grupos de ocorrências. Os relatórios estatísticos que resultam desse registro ajudam a preparar conselhos de classe.
Documentos digitalizados
Cada aluno pode ter arquivos digitais no sistema, como documentos exigidos para o ingresso no curso, certidão de nascimento ou carteira de motorista escaneados. A consulta é imediata, sem busca em arquivo físico. Veja como armazenar os documentos dos alunos.
Carteirinhas e controle de entradas e saídas
O sistema emite carteirinhas de identificação, físicas e digitais, com foto, dados pessoais, dados da matrícula e elementos gráficos como cores, textos e imagens, no visual da instituição. Cada carteirinha traz um código de barras ou um QR Code que identifica a matrícula, e a personalização do layout é feita pela equipe de suporte do edukante, com a orientação da instituição.
Com a carteirinha, a instituição registra as entradas e saídas dos alunos em tempo real, usando leitores de código de barras ou catracas eletrônicas. Com um leitor, por exemplo, basta escolher no menu uma das opções:
- Registrar entradas: para momentos em que os alunos apenas entram na instituição.
- Registrar saídas: para momentos em que os alunos apenas saem.
- Registrar entradas e saídas: para o fluxo nos dois sentidos, quando os alunos entram e saem.
No caso das catracas, a adaptação ao fabricante pode exigir investimento adicional, além da mensalidade da plataforma. Mais detalhes em controle de entradas e saídas de alunos.
Carteirinha com QR Code para identificar a matrícula e registrar entradas e saídas.
Usuários e permissões
O administrador define quais colaboradores acessam o sistema e quais telas, relatórios e ferramentas cada um pode ver ou alterar. O sistema mantém um histórico automático das ações, que mostra quem fez cada operação, o que foi alterado e o momento em que aconteceu, o que dá transparência à administração.
Versão acadêmica sozinha ou com financeiro e EAD
A versão acadêmica funciona por conta própria. Quando a instituição quer ir além, ela pode ser combinada com outras versões, que usam o mesmo cadastro de alunos, responsáveis e matrículas e dispensam a digitação duas vezes.
Os planos e valores de cada combinação e os termos de contrato estão no site. Para conhecer o conjunto das funcionalidades, acesse a página de funcionalidades do sistema.
Perguntas frequentes sobre a gestão acadêmica
O que é um software de gestão acadêmica?
É o sistema que organiza a parte pedagógica e administrativa de uma instituição de ensino: estrutura de cursos, séries e turmas, cadastro de alunos e responsáveis, matrículas, notas, frequência, diário de classe e emissão de documentos. No edukante, tudo isso fica na versão acadêmica, acessada pelo navegador.
O edukante se adapta ao método de avaliação da minha instituição?
Sim. O modelo é montado conforme as regras da instituição: notas decimais ou conceitos em texto, quantidade de notas, dígitos e casas decimais, pesos, cálculo de médias, regras de arredondamento, provas de recuperação e a divisão em unidades letivas ou módulos. A equipe do edukante faz a configuração a partir das informações que a instituição enviar.
Quem configura o modelo de avaliação e quanto tempo leva?
A configuração é feita pela equipe de suporte do edukante, com base nas regras e nas tabelas que a instituição já usa. Em média, leva no máximo um dia útil depois que a equipe recebe as informações necessárias.
O sistema aceita conceitos em vez de notas?
Sim. A instituição pode lançar notas decimais ou conceitos em texto, definidos para cada prova e disciplina, o que atende tanto a escolas que usam notas quanto a cursos que avaliam por conceito.
É possível configurar provas de recuperação e regras de arredondamento?
Sim. As provas de recuperação, os cálculos ligados a elas e as regras de arredondamento para situações específicas fazem parte do modelo de avaliação configurado para a instituição.
O mesmo sistema atende escolas, cursos e faculdades, que têm estruturas diferentes?
Sim. A estrutura acadêmica é definida pela própria instituição, com anos letivos, tipos de ensino, cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas. Cada ano letivo pode ter uma estrutura diferente, e a de um ano pode ser exportada para o seguinte.
Como os professores lançam notas e registram aulas e presenças?
Pelo painel do professor, com acesso restrito às turmas e disciplinas que a instituição autorizou. Ali o professor lança notas ou conceitos, registra as aulas, o conteúdo ministrado e as presenças, e consulta o diário de classe de cada turma.
Alunos e responsáveis conseguem acompanhar as notas pelo celular?
Sim. Alunos e responsáveis têm painéis próprios, que abrem pelo navegador no computador, no tablet ou no celular. Neles acompanham as notas ou os conceitos lançados, os comunicados da instituição e podem trocar ou recuperar a própria senha.
O que é o diário de classe do edukante?
É a reunião das informações de desempenho dos alunos ativos de uma turma: notas, conceitos, médias, resultados finais, presenças, faltas e o conteúdo das aulas. Há as visões sintética, analítica, de presenças e aulas e a visão total, pronta para imprimir ou salvar.
Como funcionam os relatórios personalizados de matrículas?
A instituição cria modelos de relatório escolhendo os campos que quer ver, de acordo com o que cada setor precisa, como coordenação, secretaria ou direção, e gera o relatório a partir do modelo.
O sistema gera contratos, declarações e diplomas no modelo da minha instituição?
Sim. A instituição prepara o documento com as marcações que retornam as informações do sistema, como o nome do aluno ou o plano financeiro da matrícula, e o edukante o preenche automaticamente. Os modelos podem ser exportados de um ano letivo para o outro.
Dá para assinar o contrato de matrícula online?
Sim. O contrato é gerado a partir do modelo da instituição e enviado por e-mail para a assinatura, inclusive no fluxo de matrícula online. O aceite é confirmado com CPF e data de nascimento, e os contratos assinados ficam arquivados na plataforma.
O sistema guarda o histórico de anos anteriores e de outras instituições?
Sim. A ferramenta de histórico permite incluir e manter o desempenho acadêmico de anos anteriores e de outras instituições, para emitir um histórico consolidado do aluno.
A versão acadêmica funciona sozinha ou precisa da financeira?
Funciona sozinha. Pode também ser combinada com a versão financeira, que usa o mesmo cadastro de alunos, responsáveis e matrículas, e com o ensino a distância, que depende da versão acadêmica. Os planos e valores estão na página de planos.
Conheça o edukante na prática
O edukante é um conjunto de softwares online de gestão acadêmica, financeira e de ensino a distância, que pode ser usado por escolas, cursos e faculdades. Para ver o modelo de avaliação, o painel do professor e os documentos funcionando, ou para tirar dúvidas, a equipe atende por WhatsApp, e-mail ou pela página de contato. Para dúvidas técnicas, escreva para suporte@edukante.com. O atendimento ao consumidor responde em sac@edukante.com.