Softwares de Gestão Acadêmica para Escolas, Cursos e Faculdades

Software de Controle Acadêmico

Dentre as ferramentas online disponibilizadas às instituições de ensino que fazem parte do projeto edukante, algumas apoiam o controle acadêmico. É sobre esta vertente do projeto que este artigo se aplica. Ao controle acadêmico existente no projeto edukante, que é um conjunto de softwares de gestão para instituições de ensino.

O que é o projeto edukante ?

O edukante é uma metodologia criada para tornar a gestão de instituições de ensino mais eficaz. O projeto é composto por ferramentas online de controle acadêmico, financeiro e ensino a distância, utilizadas com o apoio de um processo contínuo de treinamento, suporte e customização específica para cada instituição.

Tem por objetivo otimizar processos educacionais através de softwares centrados em inovação, projetados para facilitar o controle de rotinas diárias, fornecendo indicadores e relatórios de desempenho.

Gestão Acadêmica

As ferramentas web disponibilizadas permitem um completo controle sobre customizações e configurações acadêmicas específicas de cada instituição de ensino. Entre os controles existentes estão: Controle de alunos, pais e responsáveis, professores, anos letivos, tipos de ensino, módulos, períodos de ensino, cursos, séries, turmas, disciplinas, lançamento de notas e conceitos acadêmicos, geração de documentos acadêmicos como histórico, ficha individual, ficha de matrícula, boletim acadêmico, diário de classe, relatório de desempenho acadêmico, painel dos pais, alunos e professores, ferramenta de matrícula online, entre outros.

Controle de Alunos

Através do ambiente virtual do edukante à instituição de ensino poderá pesquisar e gerenciar os dados pessoais dos seus alunos. É possível personalizar quais são os campos e atributos pessoais que devem ser informados para o aluno.

Entre outras ações possíveis a partir do controle de alunos, estão: visualizar as matrículas, realizar uma matrícula, gerenciar o histórico escolar, enviar mensagens via whatsapp, enviar um email, anexar a foto do aluno, anexar documentos digitalizados do aluno, mudar a senha ao painel virtual, editar os dados do aluno, ver informações e excluir.

Os alunos possuem acesso ao ambiente virtual para acompanhar seu desempenho acadêmico, faltas, ter acesso a arquivos digitais postados por professores, ver seu histórico de pagamentos, gerar segunda via de boletos bancários, pagar a mensalidade com cartão de crédito, ter acesso a documentos automaticamente gerados como contrato, declarações, certificados de conclusão, etc.

Descreveremos mais sobre os recursos do painel do aluno ao final deste artigo.

Controle de Pais ou Responsáveis

O sistema de gestão escolar edukante permite a gestão dos pais ou responsáveis de cada aluno. Apenas um dos responsáveis deve ser definido como responsável financeiro. Os dados do responsável financeiro serão utilizados para geração de boletos bancários, geração do contrato entre o responsável e a instituição de ensino ou ainda nas notas fiscais eletrônicas de serviço geradas através do software escolar. Há ainda a possibilidade do aluno ser o próprio responsável financeiro.

Entre as ações que podem ser executadas para cada responsável, estão: cadastro, edição, detalhes e exclusão de responsáveis, envio de email, envio de mensagem por whatsapp, cadastro de foto e a mudança de senha ao painel de acesso do pai ou responsável.

O pai ou responsável também possui acesso ao ambiente virtual, que entre outras ações lhes permite visualizar a realidade acadêmica (boletim acadêmico, faltas, etc) dos seus dependentes, ter acesso ao histórico financeiro para geração da segunda via de boletos ou pagamento com cartão de crédito, entre outras opções.

Controle de Professores

O edukante contempla a gestão de professores, bem como a relação que cada professor possui com turmas e disciplinas as quais deve ter acesso.

O software permite entre outras ações, o cadastro, edição, pesquisa e exclusão de professores, sua relação com turmas e disciplinas, o envio de mensagens por whatsapp ou email, modificação da senha do professor ao painel de controle, entre outras.

Controle da Estrutura Acadêmica
Anos Letivos, Tipos de Ensino, Cursos, Séries, Turmas, Períodos de Ensino, Módulos e Disciplinas

A gestão acadêmica realizada no software escolar edukante configura cursos, séries, turmas, períodos de ensino, módulos e disciplinas, entre outras definições, de acordo com a realidade específica de cada instituição de ensino, através de um trabalho conjunto entre os usuários do sistema e a equipe de suporte e treinamento do edukante. A configuração da estrutura acadêmica deve ser realizada antes da realização das matrículas.

A estrutura acadêmica pertence a um ano letivo específico e pode ser completamente exportada a novos anos letivos, facilitando o processo de configuração necessário antes da realização de matrículas.

Os tipos de ensino agrupam cursos ou séries, como por exemplo o tipo de ensino Ensino Fundamental I ou Ensino Superior ou Atividades Esportivas.

Já o controle de módulos pode ser utilizado para dividir os períodos ou semestres de determinados cursos, como é o caso do ensino superior, técnico ou ainda de alguns cursos livres, onde cada curso possui módulos e disciplinas específicas.

Controle de Matrículas Acadêmicas

Todas as matrículas acadêmicas podem ser consultadas em uma única tela no software de gestão escolar. O controle oferece diversos filtros, como por exemplo, informando apenas parte do nome do aluno, as matrículas de um determinado curso ou série, de uma determinada turma, de um determinado ano letivo ou de um determinado mês ou ainda sobre matrículas inativas, alunos transferidos, turmas concluídas, entre outros.

O processo de matrícula é rápido e fácil.

Lançamento de Notas e Conceitos Acadêmicos

O software de gestão escolar pode ser configurado para dar suporte sistêmico a qualquer tipo de metodologia avaliativa. O ambiente virtual é configurado em consonância às regras da instituição de ensino, aos semestres ou bimestres, tipos de notas, médias de aprovação, cálculos e política de avaliação para provas e ciclos de recuperação.

O lançamento das notas ou conceitos acadêmicos pode ser realizado por usuários da administração ou ainda por professores, através de uma interface segura, rápida e amigável.

Controle e Lançamento de Aulas e Presença de Alunos

O controle das aulas e presenças pode ser realizado diretamente por professores e acompanhado por usuários da administração da instituição de ensino.

As aulas e presenças podem ser analisadas e administradas por usuários da secretaria da instituição de ensino. Para cada turma, disciplina, data e aula, o professor realiza o registro do conteúdo ministrado e da presença dos alunos. A ferramenta preza por um processo eficiente e rápido com poucos clicks. O lançamento das aulas pode ser realizado como uma programação futura ou ainda como um registro retroativo a datas do passado.

As faltas registradas podem ser contabilizadas em documentos acadêmicos como boletim, caderno de notas, diário de classe, ficha individual, etc. Existe ainda a possibilidade da instituição informar, para cada aluno, a quantidade total de faltas de um determinado bimestre ou unidade letiva.

Diário de Classe

Os diários de classe representam a visão de acadêmica de todos os alunos matriculados uma turma e em uma determinada disciplina. Ele pode ser acessado por usuários da administração da instituição de ensino ou por professores previamente relacionados a turma e disciplina em questão.

O edukante fornece três possíveis visões para o diário de classe.

Ficha Individual do Aluno

O software de gestão escolar edukante permite a configuração da ficha individual do aluno de acordo com o layout e especificação avaliativa adotada por cada instituição de ensino.

Ficha de Matrícula do Aluno

Outro recurso disponibilizado é a ficha de matrícula, que também pode ser customizada e adaptada a realidade de cada instituição de ensino.

Gestão de Históricos Escolares

Um histórico escolar é todo o registro acadêmico de um estudante, estruturado de forma reduzida. As instituições onde estudou, as vivências que teve, enfim, um memorial escolar.

Através do software de gestão de históricos escolares do edukante a instituição de ensino pode lançar os resultados finais relacionados às avaliações dos alunos em anos anteriores, incluindo as obtidas em outras instituições de ensino.

Entre os recursos do software, citamos a total customização do layout do histórico escolar, da forma como a instituição de ensino desejar, a definição de sua capa, o lançamento e edição das médias e provas, etc.

Gestão e Geração de Boletins Acadêmicos

Uma vez que a equipe do suporte do edukante realize a configuração acadêmica da instituição de ensino, de acordo com sua diretrizes, será possível realizar o lançamento das notas ou conceitos através do painel administrativo ou ainda por professores, previamente relacionados às disciplinas e turmas em questão.

O software acadêmico é adaptável a qualquer tipo de metodologia avaliativa existente na instituição de ensino. Entre outras possíveis configurações, podemos citar a configuração do layout e do cabeçalho, a quantidade e tipo de notas, os cálculos das médias e das aprovações, incluindo ou não qualquer a realização de provas de recuperação, apresentação de médias em diferentes cores de acordo com a aprovação, regras de arredondamento específicas e geração automática de certificados rastreáveis por QR Code.

É importante frisar que o boletim acadêmico será configurado totalmente de acordo com a forma como a instituição de ensino deseja avaliar o aluno. Outro fator de extrema importância é que a equipe de suporte do edukante realizará todas as configurações para que o boletim acadêmico atenda a esta realidade.

Após a geração das notas ou conceitos à instituição tem acesso a geração digital dos boletins acadêmicos. A instituição pode gerar o boletim a partir de uma única matrícula ou decidir por gerar todos os boletins de uma determinada turma.

Professores, pais e alunos também possuem acesso digital aos boletins através de seus painéis de acesso. Ao final deste artigo entramos em maiores detalhes sobre os ambientes virtuais do responsável e do professor.

Software Gestão Escolar para Cursos, Escolas e Faculdades
Painel Web Acadêmico dos Professor, Pais ou Responsáveis e Alunos

Uma vez cadastrados, professores, alunos e pais podem ter acesso às informações acadêmicas.

Painel dos Professores

Os professores podem acessar funcionalidades específicas, como o lançamento de notas ou conceitos, registro de aulas e presença de alunos, definição do conteúdo programático das disciplinas, controle sobre os diários de classe, publicação de arquivos digitais (upload), entre outros.

A ferramenta de arquivos digitais permite que professores publiquem arquivos digitais de qualquer tamanho para que sejam acessíveis aos alunos.

O software de geração de notas acadêmicas oferece aos professores uma forma rápida e simples de lançar as notas ou conceitos e visualizar suas médias finais.

Painel dos Alunos

Os alunos possuem acesso a algumas ferramentas acadêmicas através do seu painel virtual, como os resultados obtidos em avaliações e seu boletim (caderno de notas), presenças, aulas, documentos automaticamente gerados ou publicados pela secretaria, como contrato, cronogramas, diretrizes gerais, declarações, etc e aos arquivos digitais postados por seus professores e ainda a certificados autenticados por QR codes. O software permite que qualquer documento seja configurado, exatamente com o layout existente em seu modelo original.

Painel dos Pais ou Responsáveis

Os responsáveis por alunos também possuem um painel virtual de acesso às informações acadêmicas de seus filhos, ou no caso de empresas, as informações de seus colaboradores.

Matrícula Online

A ferramenta de matrícula online que faz parte do projeto edukante permite as duas seguintes possibilidades:

1) Comércio Eletrônico de Cursos

O software em sua versão de comércio eletrônico, apoia a navegação do internauta ao site da instituição de ensino para conhecer os cursos disponíveis para compra.

Contempla ainda a pesquisa, visualização e seleção de cursos, sua inclusão no carro de compras e o lançamento de alguns dados pessoais do aluno e de pagamento.

Para realizar o pagamento o comprador pode escolher entre quatro opções: cartão de crédito, boleto bancário, cartão de débito e dados para transferência bancária.

O processo de pagamento ocorre de forma segura, através de um canal criptografado para trafegar as informações entre os operadores financeiros, retornando automaticamente a aprovação da compra.

Em seu ambiente virtual a instituição de ensino dispõe de ferramentas para configurar os cursos e turmas que serão exibidos na matrícula online. Entre algumas opções, citamos:

1. A definição de quais dados pessoais devem ser solicitados ao aluno;

2. Quais são as formas aceitas para o pagamento online (cartão de crédito, boleto bancário, cartão de débito, transferência bancária);

3. Personalização de campos para cursos e turmas, como foto, temas abordados, realização, certificação, carga horária, estado, cidade, diretor, objetivos, data inicial e final, entre outros;

4. Layout de apresentação dos cursos;

5. Personalização dos termos de contrato entre a instituição de ensino e o aluno;

6. Inclusão da ferramenta de matrícula online no website da instituição de ensino de forma transparente;

2) Rematrícula

A funcionalidade de matrícula online com a opção de rematrícula pode ser ativada no ambiente virtual do software de gestão escolar da instituição de ensino.

O processo diferencia-se por permitir que o aluno realize a matrícula em um módulo posterior ao que já finalizou.

A identificação do aluno é realizada em um clique, assim como a confirmação dos dados do módulo, série ou curso que realizará a matrícula.

O processo online de pagamento na opção de rematrícula acontece de forma identifica a opção de comércio eletrônico, permitindo que o pagamento seja realizado com cartão de crédito, cartão de débito, boleto bancário ou transferência bancária.

A ferramenta de matrícula online e o software de gestão da escola, curso ou faculdade estão integrados.

Sendo assim, a instituição de ensino possui total flexibilidade para configurar seu ambiente de matrícula online com os cursos e as turmas disponíveis e a forma como deseja disponibilizá-los. Além disto, a segunda via lhe permite gerenciar as matrículas online realizadas, bem como as matrículas acadêmicas e recebimentos financeiros que automaticamente farão parte do seu fluxo de caixa em seu ambiente virtual do software de gestão.

A ferramenta de matrícula online é responsiva, permitindo que os alunos utilizem qualquer dispositivo (notebook, tablet, celular, etc) para realizar o processo. O software também pode ser configurado como um link externo ou totalmente integrado ao website da instituição de ensino.