Gestão Escolar - Custo Fixo e Reduzido Apenas Sobre Boletos Pagos - Dispensa Arquivos de Remessa e Retorno
Introdução - Modelos Manuais de Cobrança
Um dos critérios mais importantes da gestão escolar é o controle financeiro, fortemente apoiado sobre os pagamentos das mensalidades dos alunos.
Algumas instituições de ensino recebem as mensalidades na secretaria, em dinheiro, cheque ou cartão de crédito, enquanto outras, preferem gerar boletos bancários, que são entregues impressos ou enviados por e-mail para os alunos ou pais responsáveis financeiros. Uma vez registrados, os boletos podem ser pagos em qualquer instituição financeira ou através do internet banking e o seu valor é automaticamente creditado a conta bancária que realizou a emissão do boleto.
Apesar do custo que o banco emissor cobra por cada boleto, permitir o pagamento da mensalidade através da internet fornece mais conforto e segurança aos envolvidos no processo (instituição emissora e pagador). Além da facilidade de realizar o pagamento através da internet, seja por boleto bancário ou por cartão de crédito, todo o processo é integrado ao sistema de gestão edukante, que automaticamente realiza a baixa dos boletos, refletindo o resultado em cada relatório financeiro e de fluxo de caixa da instituição.
Algumas instituições de ensino ainda realizam a geração dos boletos bancários, como atividade de seu processo de gestão escolar, utilizando os sistemas de informação disponibilizados por seus próprios bancos, como demonstra o fluxo abaixo:
Utilizar o próprio sistema bancário para gerar os boletos das mensalidades causa um grave problema de gestão escolar, resultando perda de tempo, já que a cada mês, será necessário voltar a gerar a mesma quantidade de boletos, de aluno por aluno, responsável por responsável. Que lástima, o tempo médio estimado para geração de um único boleto através do sistema do próprio banco é de 7 minutos, isto se o responsável já estiver cadastrado no sistema do internet banking. Além disto, estejamos conscientes da necessidade de voltar a gerar uma segunda via do boleto sempre e quando estiver atrasado.
Ainda que a instituição gere todos os boletos do aluno no ato da matrícula, ela deverá ter o trabalho manual de gerar individualmente o boleto de cada recebimento o que ao final, será o mesmo.
O quadro piora e confunde ainda mais a gestão escolar quando os alunos precisam de uma segunda via dos boletos. A gestão de multas e juros torna-se mais complexa e o controle é perdido facilmente. Quanto maior a quantidade de alunos, maiores as chances de erros humanos durante o processo.
Ter conhecimento sobre a realidade financeira da instituição desta forma, resulta confusão na confirmação dos pagamentos e perda de tempo na realização de um processo manual e sujeito a falhas.
Sempre que for necessário confirmar um pagamento com total segurança, o gestor precisará acessar o internet banking e confirmar o número do boleto através de uma pesquisa por data de pagamento.
Modelo Inteligente de Cobrança, Conta Digital edukante
Através deste formato a instituição de ensino pagará uma tarifa fixa e reduzida apenas por boletos pagos, ou seja, compensados. Outra vantagem deste formato é que o processo é completamente automatizado, dispensando a necessidade de gerar e subir arquivos de remessa ou arquivos de retorno. Os boletos inteligentes do edukante permitem uma grande economia de tempo e dinheiro para as instituições de ensino que fazem parte do projeto edukante.
Modelo Automático de Cobrança Direta, conexão entre a instituição de ensino, a instituição bancária e o sistema de gestão escolar
O edukante é um conjunto de sistemas de gestão escolar que gera automaticamente os boletos bancários sobre as mensalidades ou venda de produtos/serviços diretamente e a partir da própria conta bancária da instituição de ensino, sem a intermediação de uma terceira empresa, que deseja monetizar-se com as transações. Ou seja, é uma transação financeira direta entre o pagador, o banco e a instituição de ensino.
Em suma isto significa que :
1) A empresa que realiza a cobrança é a própria instituição de ensino;
2) Quando o boleto for pago, ou quando a transação no cartão de crédito for confirmada, o valor será creditado diretamente na conta bancária da instituição de ensino;
3) Que nenhuma outra empresa (fornecedora do software de gestão e empresa intermediadora da forma de pagamento) receberá parte do custo cobrado pela transação, seja esta via boleto bancário ou cartão de crédito.
Com os softwares de gestão escolar do edukante os boletos são gerados a partir de determinados períodos de tempo (Ex. Entregue 01/05/2019 e 10/05/2019) ou através de outros filtros que o sistema disponibiliza, como matrículas acadêmicas ou como segunda via de um recebimento específico.
Para facilitar ainda mais a gestão escolar financeira, o edukante também permite que os boletos bancários sejam salvos em formato .pdf e enviados por e-mail, utilizando a própria plataforma de gestão, que pode ser utilizada por escolas, cursos ou faculdades.
Envio de Boletos Bancários por Email, facilitando a administração financeira escolar
Ainda que determinadas instituições de ensino escolham por imprimir e entregar em mãos os boletos bancários, este é sem dúvida um processo que demanda tempo e recursos financeiros, afinal, trata-se de imprimir vários boletos, mensalmente, repetindo o processo para segundas vias.
O edukante permite a geração direta de boletos bancários, poupando a instituição de ensino do retrabalho de acessar o internet banking para gerar cada novo boleto.
Além disto, uma vez gerados, os boletos podem ser enviados por email aos responsáveis financeiros de cada aluno, com apenas um clique.
Disponibilizar a geração da segunda via do boleto bancário através do painel de acesso do aluno ou do responsável
O sistema de gestão escolar utilizado pela escola, curso ou faculdade, pode ainda disponibilizar a geração de uma segunda via do boleto bancário diretamente através do painel de acesso do aluno ou do responsável.
Desta forma, o aluno ou responsável financeiro possuem autonomia para acessar seu ambiente virtual e ver a situação de todos os pagamentos relacionados às suas matrículas e caso alguma delas esteja em aberto, gerar a segunda via do boleto para pagamento.
Como funciona a implementação e configuração do processo de geração de boletos através dos sistemas de gestão escolar do edukante ?
Uma vez que a instituição de ensino faça parte do projeto edukante e possua acesso ao seu ambiente virtual, se dará início ao processo de homologação e geração dos boletos bancários.
Os sistemas de gestão escolar do edukante estão integrados aos principais bancos brasileiros, como Banco do Brasil, Caixa Econômica, Bradesco, Santander, Itaú, Sicredi, Sicoob, Banco de Manaus, Banco do Nordeste, Ailos, etc. Ainda que o banco não esteja entre a lista de bancos integrados, nossa equipe de desenvolvimento pode realizar a integração .
Cadastro dos dados das contas bancárias
O edukante permite que à instituição configure quantas contas bancárias quiser para geração dos boletos. As contas bancárias em questão devem estar habilitadas junto à instituição financeira para geração de boletos bancários. Este procedimento pode ser realizado junto aos gerentes das contas.
Com o apoio da equipe de suporte do edukante, a instituição de ensino realizará o cadastro dos dados básicos de suas contas bancárias em seu ambiente virtual do edukante.
Processo de Homologação
Após o cadastro, a equipe de suporte do edukante dará início ao processo de homologação junto ao banco responsável pela conta bancária da instituição de ensino. Este processo é rápido, levando em média 3 dias úteis.
O procedimento muda de banco para banco, mas basicamente serve para comprovar que todos os dados da conta bancária foram corretamente configurados, além de permitir que testes comprobatórios sejam feitos quanto a parâmetros que podem ser configurados, como a cobrança de juros e o protesto automático dos boletos.
Como parte do processo de homologação a instituição de ensino gerará e pagará boletos de testes e se certificará que ao serem pagos, são corretamente creditados nas contas bancárias que originaram os boletos.
Geração dos Boletos
Uma vez homologados, os boletos poderão ser gerados diretamente através do sistema de gestão escolar da instituição de ensino. O edukante permite que esta ação seja realizada de diversas formas:
1) Geração de um boleto a partir de um recebimento específico registrado no sistema;
2) Geração de todos os boletos relacionados a uma determinada matrícula;
3) Geração de boletos a partir de parâmetros de filtro de datas de vencimento, por exemplo;
4) Geração de boletos de uma determinada turma;
Após a geração dos boletos, também será gerado e enviado ao banco, de forma eletrônica, um arquivo de remessa que possui informações de identificação sobre os boletos que dele fazem parte. Neste momento ocorre o registro dos boletos.
Após o registro os boletos podem ser pagos em qualquer instituição financeira, como bancos ou lotéricas.
Compensação Automática dos Boletos Bancários
Periodicamente, o sistema de gestão escolar da instituição de ensino será alimentado por arquivos de retorno disponibilizados pelos bancos, em cada dia que houver pagamentos. Neste momento, o sistema edukante atualizará o estado dos recebimentos pagos e que estejam presentes nos arquivos de retorno, refletindo de forma automática no fluxo de caixa da instituição de ensino e em todas as visões financeiras exibidas.
Conclusão
Devido a dinâmica dos dias atuais, é primordial que os gestores das instituições de ensino possuam ferramentas digitais que lhes forneçam apoio ao controle financeiro.
Tal controle financeiro está fortemente embasado na gestão dos pagamentos de matrículas, mensalidades e a venda de produtos e serviços realizados pela instituição de ensino.
Fornecer fluidez, velocidade e segurança ao processo de recebimentos são fatores fundamentais ao sucesso do controle financeiro.
Possuir uma sistema de gestão escolar que facilite o fluxo de geração de boletos e sua compensação automática, apoiará os gestores através de um processo transparente.
Optamos por desenvolver um sistema próprio de integração para geração de boletos para cada instituição financeira(banco). Isto fornece a instituição de ensino uma conexão direta entre o seu sistema de gestão escolar e os bancos responsáveis pelas contas bancárias, sem o envolvimento de terceiros.