Software de Gestão Escolar - Automatizar Completamente os Processos de Recebimento de Mensalidades

Uma das atividades mais complexas e que demandam mais tempo e atenção em uma instituição de ensino é o processo de cobrança de matrículas e mensalidades.

Um software de gestão escolar deve permitir esta realidade, tornando o processo de cobrança e recebimento mais eficiente, ao mesmo tempo que adaptável a realidade particular de cada instituição de ensino.

Neste artigo abordaremos estratégias e softwares que podem ajudar gestores e gestoras a planejar e executar processos mais eficientes para realizar a cobrança e recebimento de matrículas e mensalidades.

A quantidade de instituições de ensino que não possui um software de gestão escolar é considerável, principalmente entre aquelas que iniciaram suas atividades a pouco tempo ou ainda que, devido a urgência e realidade do mundo, deram seguimento a empresa sem ter tempo de parar e estabelecer a aquisição de um sistema de gestão escolar para realizar de forma mais padronizada os processos acadêmicos e financeiros.

Geralmente as instituições de ensino que não possuem um software de gestão utilizam planilhas eletrônicas para realizar diversas funções acadêmicas e financeiras, como por exemplo, registrar os pagamentos efetuados sobre as mensalidades de cada aluno. É um processo manual sujeito a falhas e que demanda bastante mais tempo e atenção.

As instituições que possuem um software de gestão ainda sofrem com a tecnologia dos sistemas escolhidos ou com a complexidade que alguns apresentam. Softwares executáveis, por exemplo, podem ser acessados apenas em uma máquina ou servidor e não estão disponíveis na nuvem, para qualquer dispositivo que estiver conectado a internet. Manter os dados de um sistema de gestão localmente, na realidade tecnológica atual, é de fato uma má decisão.

Especificamente tratando-se de controle financeiro, muitas das funções utilizadas em planilhas e em determinados softwares de gestão atuais, não oferecem a adequada fluidez, eficiência e qualidade ao processo financeiro de cobrança das mensalidades.

As instituições de ensino que recebem o pagamento das mensalidades na própria secretaria, devem redobrar a quantidade de ações necessárias para dar baixa manual nos recebimentos e transferir os recursos para suas contas bancárias de origem, demandando muito mais esforço no controle das informações.

Existe ainda uma grande quantidade de escolas, cursos e faculdades que apesar de utilizar o recurso de geração de boletos bancários, por exemplo, ainda utilizam a ferramenta de seu internet banking para realizar a geração destes boletos. Este tipo de ação, separada do software de gestão que utilizam, duplica o tempo necessário para geração do boleto, além de tornar o processo suscetível a falhas humanas, duplicando a informação em dois sistemas de gestão diferentes, o da instituição de ensino e o do banco instituição financeira.

Em outros casos, ainda que o próprio software de gestão permita a geração dos boletos bancários, exige a geração de arquivos de remessa para o registro dos boletos, o que também resulta em mais morosidade ao processo. Além da remessa, diariamente a instituição deve lidar com os arquivos de retorno para atualizar as informações do software que utiliza.

O cenário torna-se ainda mais complexo e dispendioso quando o controle sobre multas, juros e segunda vias de boletos perde o controle, gerando mais custos e mais trabalho nos cálculos e novas gerações de boletos vencidos.

Apesar de que muitas instituições já aceitam o pagamento das mensalidades com cartão de crédito, para citar outro exemplo do processo de recebimento, este pagamento apenas pode ser feito na própria instituição de ensino, com a presença pessoal do responsável financeiro do aluno, que utilizará uma máquina para passar o cartão de crédito e realizar o pagamento.

Com o domínio da internet sobre a vida das pessoas, é cada vez mais comum a realização de compras e pagamentos online do nosso cotidiano.

Pagamentos online podem ser realizados através de boletos bancários ou cartões de crédito. Desta forma, se a instituição de ensino possuir ferramentas que permitam a geração rápida e segura de cobranças nestas modalidades, com certeza resultará em processos financeiros mais ágeis e seguros.

Mais como os softwares de gestão escolar podem apoiar um processo mais inovador para automatizar por completo os processos financeiros de cobrança de mensalidades ? A seguir, veremos algumas ferramentas que permitem esta realidade.

O projeto edukante é uma metodologia criada para apoiar uma gestão acadêmica e financeira mais eficiente nas instituições de ensino. A metodologia é composta por softwares web customizados à realidade de cada instituição de ensino e por um constante e intenso apoio de treinamento, configuração e suporte.

Entre as ferramentas financeiras disponibilizadas no projeto edukante, algumas tem por objetivo fornecer mais inovação ao processo de recebimento de mensalidades sobre as matrículas dos alunos.

As instituições de ensino que fazem parte do projeto edukante podem criar contas digitais relacionadas às suas contas bancárias reais em qualquer banco brasileiro.

A criação das contas digitais é rápida e simples, habilitando imediatamente a instituição de ensino à geração de boletos bancários na modalidade pessoa física ou pessoa jurídica e também receber as mensalidades através do pagamento online com cartão de crédito.

Após a geração de um boleto bancário, este estará automaticamente apto a ser pago, sem a necessidade de nenhum registro ou arquivo de remessa enviado ao banco da instituição de ensino.

As imagens abaixo demonstram um boleto gerado a partir de um recebimento de mensalidade já registrado no ambiente virtual da instituição de ensino no edukante. Desta forma, após a realização da matrícula, os boletos bancários já podem ser emitidos.

O software permite a localização rápida e fácil dos recebimentos relacionadas a matrícula de um determinado aluno, para a partir deles, realizar a geração direta do boleto bancário.

Além de permitir a geração dos boletos bancários a partir das mensalidades, é possível ainda utilizar outras ferramentas que o software possui para geração de boletos bancários em lote.

O edukante também permite que uma vez gerado, o boleto seja automaticamente enviado ao email do aluno ou responsável financeiro cadastrado.

A instituição de ensino também pode escolher por salvar o boleto em formato .pdf para entregar da forma que preferir ao aluno.

Os boletos bancários também podem ser acessados desde o painel dos pais e responsáveis ou ainda do painel dos alunos. Disponibilizar ou não esta opção é uma escolha da própria instituição de ensino.

A transferência dos valores dos boletos pagos ocorre automaticamente para a conta bancária da instituição de ensino, sem nenhum tipo de tarifa adicional para isto, em D + 1 (Dia do pagamento + 1). O valor é transferido abatendo o custo reduzido para a compensação do boleto. A conta bancária da instituição de ensino, que irá receber os valores pagos dos boletos, pode estar em nome de uma pessoa física ou jurídica.

Uma vez que o boleto é gerado, torna-se automaticamente apto a ser pago. Não é necessário gerar ou subir nenhum arquivo de remessa para isto. Este recurso permite, por exemplo, ao próprio responsável ou aluno, gerar o boleto bancário, ou seja, a instituição de ensino passará a não mais precisar gerar os boletos bancários, bastando com que solicitem ao responsável ou aluno que acessem o painel virtual para visualizar ou baixar o boleto bancário.

Uma vez que o boleto for pago e compensado, seu status será automaticamente modificado no software de gestão escolar edukante, sem a necessidade de que a instituição de ensino acesse seu internet banking para resgatar e subir os arquivos.

O edukante permite que as mensalidades do alunos sejam pagas online com cartão de crédito de três maneiras, utilizando a conta digital.

A primeira delas é através do painel de administração da instituição de ensino. A segunda é através do painel do responsável do aluno e a terceira, através do próprio painel do aluno.

As taxas percentuais cobradas sobre os pagamentos com cartão de crédito são bem atrativas quando comparadas com outros meios eletrônicos de pagamento existentes no mercado, e o valor do crédito é realizado com 30 dias após o pagamento, quanto aos boletos bancários, como já citamos antes, o crédito ocorre com D + 1.

Esta modalidade de cobrança permite à instituição de ensino cadastrar um cartão de crédito para cada matrícula, programando os dias do mês nos quais a cobrança deve ser realizada.

No dia programado o edukante realizará as cobranças automaticamente e caso não consiga, realizará novamente a tentativa a cada dia seguinte, buscando saldo no cartão de crédito do responsável.

Esta modalidade de cobrança fornece uma real diminuição no índice de inadimplência, uma vez que as cobranças são realizadas automaticamente, seguidamente, enquanto não obtiverem sucesso.

O processo de cadastro do cartão de crédito para a matrícula de um aluno é fácil, intuitivo.

Após o cadastro do cartão, gerenciar as cobranças recorrentes e sua programação é uma atividade fácil e intuitiva.

A ferramenta de matrículas online do projeto edukante poderá ser utilizada no ambiente virtual da instituição de ensino para permitir que os alunos realizem a matrícula e o pagamento por boleto bancário, cartão de crédito ou transferência bancária.

A ferramenta é adaptável e responsiva a qualquer tipo de dispositivo móvel e permite que a própria instituição de ensino configure o seu comércio eletrônico de cursos.

Todo o ambiente de comércio eletrônico de cursos pode ser configurado pela própria instituição de ensino com o apoio do time de suporte do edukante, incluindo informações detalhadas e as imagens exibidas de cada curso.

Os detalhes de cada curso podem ser visualizados de acordo com as personalizações específicas de cada instituição de ensino, permitindo ao aluno(a) visualizar seus detalhes.

A imagem a seguir exibe o carro de compras do aluno.

A seguir o aluno pode informar seus dados pessoais.

E por fim, seleciona a forma de pagamento para gerar o boleto bancário, realizar o pagamento com cartão de crédito ou ainda, visualizar os dados para transferência bancária.

Se ainda assim a instituição de ensino preferir por utilizar sua conta bancária original para emissão e recebimento dos boletos bancários, é possível. Neste caso, a instituição precisará ter uma conta bancária habilitada para emissão de boletos e estará sujeita às regras e definições negociadas com seu gerente.

Utilizando esta forma padrão de geração de boletos a instituição de ensino precisará gerar arquivos de remessa no edukante para subir ao seu internet banking sempre que gerar novos boletos além de diariamente receber de seu internet banking os arquivos de retorno para subir ao edukante para que este atualize os pagamentos sobre as mensalidades dos alunos.

A primeira versão do edukante que permite que a própria instituições de ensino crie regras personalizadas para a geração automática e envio de boletos e lembretes de pagamentos por email esta em teste até o dia do fechamento deste artigo. Em alguns dias, o software de gestão para escolas, cursos e faculdades edukante, estará apto para que os gestores das instituições criem suas próprias regras para geração automática e envio de boletos bancários e lembretes de vencimento ou de atraso de mensalidades.

A metodologia edukante, composta por softwares web fáceis e intuitivos e um intenso e constante trabalho de apoio e configuração entre a equipe do edukante e da instituição de ensino, permite que cursos, escolas e faculdades, otimizem todo o processo de cobrança sobre as matrículas e mensalidades dos alunos.

Esta otimização reflete no tempo gasto e na qualidade do resultado da execução dos processos da área financeira da instituição de ensino para o recebimento dos recursos.

Entre os recursos disponíveis, estão a geração de boletos bancários sem a necessidade de arquivo de remessa e retorno com compensação automática, a cobrança recorrente no cartão de crédito das mensalidades de uma determinada matrícula, a possibilidade de pagamento da mensalidade por cartão de crédito ou boleto no painel dos responsáveis ou alunos e as formas de pagamento online ao utilizar a ferramenta de matrículas online.