Existem diferentes tipos de softwares que podem ser utilizados por escolas:
> Software de Gestão Acadêmica > Software de Gestão Financeira > Software de Ensino a Distância, EAD
Existem softwares que englobam mais de um tipo de vertente, como por exemplo softwares que permitem o controle acadêmico, financeiro e de ensino a distância.
Explanaremos sobre cada um dos tipos e entraremos em mais detalhes sobre os aspectos dos softwares que permitem o controle acadêmico, financeiro e de ensino a distância.
O ERP Educacional é uma ferramenta essencial para escolas, cursos e faculdades que desejam otimizar a gestão acadêmica, financeira e administrativa de forma integrada. O termo ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, ou sistema integrado de gestão, que permite controlar todas as informações importantes de uma instituição de ensino em um único sistema.
Um ERP Educacional é um software de gestão escolar capaz de centralizar todas as áreas de uma instituição de ensino, garantindo eficiência, segurança e organização nos processos administrativos e pedagógicos. Ele possibilita a automação de tarefas, integração de departamentos e acesso rápido a dados estratégicos para tomadas de decisão.
O ERP Educacional oferece funcionalidades que atendem às necessidades pedagógicas de qualquer instituição, incluindo escolas, cursos e faculdades. Entre os principais recursos da área acadêmica, podemos destacar:
O módulo financeiro de um ERP Educacional permite o gerenciamento completo das finanças da instituição, incluindo:
Um ERP Educacional moderno também integra recursos para ensino a distância, permitindo:
Atualmente, o ideal é que o ERP Educacional seja web-based, ou seja, totalmente online e acessível de qualquer navegador com internet. Entre os principais benefícios de um ERP online, destacam-se:
Um ERP Educacional é mais do que um sistema de gestão; é uma ferramenta estratégica que transforma a administração escolar, aumentando a produtividade, melhorando a comunicação e garantindo o sucesso acadêmico e financeiro da instituição. Escolas e cursos que investem em um ERP online conseguem otimizar processos, integrar áreas e oferecer uma experiência completa para alunos, professores e gestores.
Quando falamos em software de gestão para escolas no Brasil, pensamos em plataformas que atendam tanto escolas particulares quanto escolas públicas. O objetivo principal desses sistemas é organizar de forma eficiente os processos acadêmicos, administrativos e financeiros das instituições de ensino, garantindo controle, transparência e praticidade para gestores, professores, alunos e responsáveis.
Um dos grandes desafios das escolas particulares é o controle financeiro das mensalidades. O software de gestão escolar permite gerenciar todos os aspectos relacionados aos pagamentos, incluindo emissão de boletos, controle de descontos, aplicação de juros por atrasos, acompanhamento de inadimplência e fluxo de caixa. Essas funcionalidades são essenciais para manter a saúde financeira da instituição e assegurar que os processos administrativos sejam realizados de forma eficiente e segura.
Nas escolas públicas brasileiras, os pais não pagam mensalidades, já que o ensino é financiado pelo Estado. Dessa forma, essas instituições não precisam controlar pagamentos de matrículas, cobranças de juros ou aplicação de descontos. No entanto, o software de gestão escolar ainda é fundamental para escolas públicas, pois permite o gerenciamento de dados acadêmicos, controle de frequência, acompanhamento de notas e avaliações, além de facilitar a comunicação entre professores, alunos e gestores.
Outro ponto importante para as escolas privadas é a formalização da matrícula. Geralmente, a matrícula é representada por um documento oficial que contém:
Um software de gestão escolar moderno automatiza o processo de matrícula, garantindo que todos os dados estejam corretos e que a contratação seja formalizada de maneira rápida e segura, evitando erros e garantindo maior eficiência administrativa.
O uso de um software de gestão escolar é essencial tanto para escolas particulares quanto para escolas públicas, ainda que as necessidades financeiras sejam diferentes. Enquanto as escolas privadas precisam de controle completo sobre mensalidades, descontos e cobranças, as públicas se beneficiam do gerenciamento acadêmico e administrativo. Em ambos os casos, a tecnologia garante organização, transparência e eficiência nos processos, contribuindo para um ambiente escolar mais estruturado e moderno.
Um software de gestão escolar moderno oferece a funcionalidade de geração de documentos, incluindo contratos personalizados para cada matrícula. Cada escola particular possui seus próprios modelos de contrato, contendo regras, diretrizes e informações legais fornecidas normalmente por escritórios de advocacia que prestam consultoria jurídica à instituição.
O sistema permite que a escola faça o upload de modelos de contrato diretamente na plataforma. Antes de subir o documento, a escola deve incluir marcações (tags ou textos numéricos) que serão substituídas automaticamente pelas informações cadastradas no software. Entre os dados que podem ser inseridos automaticamente estão:
Após a configuração do modelo, a escola poderá gerar contratos automaticamente para todas as matrículas do ano letivo corrente. Além disso, o software permite:
O software de gestão escolar também garante que o responsável financeiro tenha acesso fácil aos contratos por meio do painel exclusivo dos responsáveis. Entre os recursos disponíveis estão:
Ao permitir a assinatura digital, o software registra automaticamente a data e hora de cada assinatura, garantindo rastreabilidade e validade jurídica do documento. A escola tem acesso a uma lista detalhada de todas as assinaturas realizadas, podendo consultar:
A automação de contratos em um software de gestão escolar traz diversos benefícios para as escolas particulares, incluindo:
A funcionalidade de geração e assinatura digital de contratos em softwares de gestão escolar representa uma grande inovação para escolas particulares. Ela automatiza processos, garante segurança jurídica, facilita o acesso dos responsáveis e melhora a gestão administrativa da instituição, tornando todo o processo de matrícula mais eficiente, transparente e seguro.
Um software de gestão financeira escolar deve permitir um controle detalhado e eficiente de todas as entradas e saídas da instituição. Para isso, é fundamental que o sistema contemple os seguintes blocos financeiros:
Os recebimentos de matrículas e mensalidades são gerados automaticamente a partir das matrículas dos alunos. Normalmente, uma matrícula inclui uma taxa inicial e até doze mensalidades, podendo também contemplar taxas de material escolar. O software deve permitir:
Além das mensalidades, muitas escolas particulares realizam vendas de produtos ou serviços. Entre eles, destacam-se:
O software de gestão financeira deve registrar e integrar todos esses recebimentos ao fluxo de caixa da instituição, garantindo controle completo e relatórios precisos.
O controle das despesas da escola deve ser organizado de forma hierárquica, incluindo categorias como fornecedores, tipos de despesas e subcategorias. Entre os principais custos a serem gerenciados estão:
Todos esses custos funcionam como saídas no fluxo de caixa escolar e devem ser registrados de forma detalhada para permitir análises precisas da saúde financeira da instituição.
A gestão da folha de pagamentos é outra funcionalidade essencial. O software deve possibilitar:
Um software de gestão financeira escolar eficiente permite que escolas particulares controlem de forma integrada todos os aspectos financeiros, desde matrículas e mensalidades até vendas de produtos, despesas operacionais e folha de pagamentos. Com essa automação, a instituição ganha mais precisão, agilidade e segurança na gestão financeira, garantindo sustentabilidade e melhor organização administrativa.
Um software para escolas de idiomas deve integrar funcionalidades das áreas acadêmica, financeira e de ensino a distância (EAD), funcionando de maneira similar a sistemas de gestão para cursos, cursos livres ou escolas regulares. Esse tipo de sistema garante eficiência administrativa, controle financeiro e suporte ao aprendizado remoto, otimizando todos os processos da instituição.
O sistema deve oferecer uma gestão completa de alunos e responsáveis, incluindo cadastro, edição, listagem, desativação, reativação e pesquisa simplificada. Funcionalidades importantes incluem:
O software deve permitir a configuração completa da estrutura acadêmica da escola, incluindo anos letivos, tipos de ensino, cursos, módulos, turmas e períodos. Para cada entidade, o sistema deve possibilitar:
A gestão de matrículas deve ser eficiente e integrada à estrutura acadêmica configurada. Durante o processo de matrícula, o software permite:
O módulo financeiro deve garantir controle detalhado sobre todas as mensalidades e pagamentos. Entre as funcionalidades esperadas:
O software deve permitir que os responsáveis acessem painéis exclusivos para consultar cobranças e realizar pagamentos de maneira rápida e segura. Funcionalidades importantes incluem:
Além das mensalidades, escolas de idiomas costumam gerar receita com produtos e serviços adicionais. O software deve permitir:
O sistema também deve oferecer gestão de multas e juros para pagamentos em atraso, permitindo:
Um software para escolas de idiomas deve oferecer funcionalidades completas para a gestão de multas e juros aplicados em caso de atrasos no pagamento de mensalidades. Este recurso é essencial para manter a saúde financeira da instituição, garantindo que todos os recebimentos sejam registrados corretamente e que as regras de cobrança sejam aplicadas de forma transparente.
O sistema deve permitir a configuração personalizada das taxas de multas e juros para cada ano letivo, considerando que esses valores podem variar conforme decisões administrativas ou políticas internas da escola. Além disso, é importante que o software atualize automaticamente os cálculos financeiros, aplicando juros proporcionais e multas fixas de acordo com a data de vencimento de cada mensalidade.
Entre os benefícios de um controle automatizado de multas e juros estão:
Com essas funcionalidades, o software de gestão escolar garante um controle financeiro eficiente, melhorando a gestão de mensalidades e facilitando a administração de recursos em escolas de idiomas.
Gestão de Descontos até o Vencimento As escolas de idiomas também costumam aplicar regras específicas para descontos para pagamentos realizados até a data de vencimento. Estes descontos podem ainda ser múltiplos, como por exemplo um desconto de 10% para pagamentos realizados até o dia 10 de cada mês e o desconto de 5% para pagamentos realizados até o dia 20 de cada mês.
Ferramenta para Venda Online de Cursos e Matrículas Um sistema para escolas de idiomas pode ainda contar com uma importante ferramenta onde os próprios alunos ou responsáveis realizam suas matrículas e pagamentos online. Esta ferramenta deve possui um endereço na internet específico e que servirá para exibir os cursos e turmas nos quais os alunos ou responsáveis poderão realizar as matrículas. O sistema de matrículas online para escolas de idiomas deve permitir sua completa configuração, como por exemplo: Definição da imagem de cada curso/turma, configuração dos campos e informações que serão exibidas para cada curso/turma, configuração dos dados pessoais que os alunos devem preencher e quais deles são ou não de preenchimento obrigatório, definição de quais serão as possíveis formas de pagamentos no final do processo de matrículas online, etc. Por fim, é fundamental que a ferramenta esteja completamente integrada ao sistema para escolas de idiomas. Isto quer dizer que quando uma matrícula online for realizada, o cadastro do aluno, matrícula e recebimentos já deve acontecer no ambiente administrativo de gestão. A funcionalidade de envio de emails para confirmar o processo de matrícula, para o aluno e para a escola de idiomas e sua personalização também são importantes.
Gestão de Despesas, Categorias, Fornecedores Outro pilar fundamental em um software para escolas é a gestão das despesas/custos fixos e variáreis. Estes valores devem estar representados no sistema como saídas no fluxo de caixa e devem contrastar com os valores de entradas no caixa, exibindo como resultado o lucro obtido em cada dia, mês ou período de datas. As despesas devem seguir um comportamente hierárquico, estando relacionadas a categorias, fornecedores e tipos de despesas. Despesas fixas como conta de internet, aluguel, etc fazem parte deste contexto, assim como despesas variáveis, como reformas ou serviços de construção.
Gestão da Folha de Pagamentos dos Colaboradores Um sistema para escolas de idiomas também deve realizar a gestão da folha de pagamento dos colaboradores. O pagamento da folha atuará como recursos que saem do caixa, assim como é com a gestão das despesas. A folha de pagamento representa o controle de um conjunto de entidades, como os colaboradores, os tipos de contratos, os contratos, os pagamentos aos colaboradores e os impostos que devem incidir sobre cada tipo de contrato.
Gestão da Inadimplência Um sistema para escolas de idiomas também deve fornecer visões coerentes sobre a inadimplência dos alunos. Esta visão deve contemplar qual é o valor total devido por cada um dos alunos em um determinado período de tempo. Estes valores devem conter as multas e juros que devem incidir sobre cada recebimento em atraso e para isto, deve levar em conta o tempo de atraso de cada um deles. O sistema também deve fornecer uma visão sobre todos os recebimentos que compõem a valor total de inadimplência de cada aluno, além de ferramentas para a impressão e o envio de cartas de cobranças personalizadas.O envio das cartas pode acontecer de forma eletrônica, através de email e whatsApp, evitando assim a necessidade de impressão.
Geração de Documentos e Certificados Também deve possuir ferramentas que permitam a geração automática de documentos e certificados. Esta geração deve acontecer a partir de modelos específicos e personalizados de cada escola de idiomas. Estes modelos devem ser configurados e personalizados pela própria escola e devem conter códigos de marcação que retornem as informações já lançadas no sistema, como o nome do aluno, o plano financeiro de recebimentos, além de outras informações específicas de cada escola. Documentos como contratos e declarações de matrículas estão incluídos nesta realidade. O sistema também deve fornecer opções para que determinados documentos sejam disponibilizados nos paineis dos alunos ou responsáveis. Recursos como a cobrança oline de valores específicos para acessar cada documento ou ainda a marcação de documentos como tipo Certificados também devem ser contemplados. Documentos que sejam do tipo Assinatura Digital de Contrato exigem um fluxo de ações mais específicos, como permitir que o aluno ou responsável realizem a assinatura digital destes documentos. Neste caso o sistema deve registrar quem fez a assinatura digital, a data e a hora do registro e estas informações deve estar disponíveis no painel administrativo para que a escola de idiomas saiba quem e quando realizou a assinatura digital, possibilitando assim sua validade jurídica.
Painel dos Alunos e Responsáveis Um sistema para escolas de idiomas deve contemplatar também paineis exclusivos de acesso para alunos e responsáveis. No caso dos alunos o ideal é ter acesso a ferramentas acadêmicas, financeiras e de EAD. Já para o painel dos responsáveis o ideal é fornecer ferramentas acadêmicas e financeiras sobre os alunos relacionados a cada um deles. Exemplos destas funcionalidades são a disponibilização do desempenho acadêmico de cada aluno e em cada disciplina, a visualização e o pagamento online de mensalidades através de boleto bancário, Pix e cartão de crédito e ferramentas de EAD, como aulas, salas virtuais, atividades, etc.
Fluxo de Caixa, Recebimentos, Extrato Financeiro Também deve contemplar um controle eficaz sobre a realidade financeiras da escola. Isto significa possuir ferramentas que de forma global exiba gráficos e textos aglutinando os valores que entram e saem do caixa. As ferramentas de cluxo de caixa, lista e relatórios de recebimentos e extrato financeiro são exemplos destes tipos de controles.
Softwares que oferecem a gestão acadêmica basicamente trabalham sobre os seguintes pilares:
> Controle de Alunos > Controle de Responsáveis e suas relações com Alunos > Controle da Estrutura Acadêmica > Controle de Matrículas > Controle de Notas e Conceitos Acadêmicos > Controle de Aulas e Presenças > Geração de Documentos Acadêmicos como Boletim (desempenho acadêmico), Diário de Classe, Histórico, Etc. > Controle da Estrutura Acadêmica > Geração automática de Documentos
Visão acadêmica no painel administrativo software para escolas Software de Gestão Escolar.
Neste caso, os softwares devem permitir um controle completo e fácil sobre os alunos que estudam e que estudaram na instituição de ensino. Nos referimos às pessoas, ou seja, seus dados pessoais, como nome, data de nascimento, telefone, email, endereço, etc.
No exemplo do indicador citado acima, é importante levar em consideração, além do tempo de realização da atividade, também a segurança do processo, quando comparado ao processo antigo, de geração e envio manual dos boletos bancários, ou ainda, quando o recebimento das mensalidades era realizado apenas de forma manual pessoalmente na secretaria da instituição de ensino.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Visão administrativa da gestão de alunos.
Os softwares para escolas também devem permitir um controle eficiente sobre os responsáveis dos alunos, além de relacionar cada responsável com um ou mais alunos.
Em suma, deve ser possível cadastrar, editar, excluir e visualizar os dados pessoais de cada responsável, bem como um fácil controle sobre os alunos relacionados a eles.
É importante também que a escola possa configurar no software quais são as informações (campos) que deseja controlar de cada responsável.
Outro fator importante é permitir a definição de qual responsável é o responsável financeiro do aluno, pois será ele quem estará presente como pagador quando um boleto bancário de uma mensalidade for gerado através do software, ou ainda quando a escola gerar, também através do software, o contrato da matrícula do aluno.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Visão administrativa da gestão de responsáveis dos alunos.
Definimos como estrutura acadêmica as entidades acadêmicas pertencentes a uma escola, curso ou faculdade. Estas entidades podem ser nomeadas como: Anos Letivos, Tipos de Ensino, Cursos ou Séries, Módulos, Turmas, Períodos de Ensino e Disciplinas.
No caso das escolas, por exemplo, compõem a estrutura acadêmica os tipos de ensino: Ensino Infantil, Ensino Fundamental, Ensino Médio, Etc. As séries: Primeiro Ano, Segundo Ano, Etc. As turmas: Turma A, Turma B, Turma C, Etc. Os períodos de ensino: Manhã, Tarde, Integral, Etc. As disciplinas: Matemática, Português, História, Etc.
No caso dos cursos ou faculdades, por exemplo, compõem a estrutura acadêmica os tipos de ensino: Ensino Superior, Cursos Livres, Cursos de Mestrado, Etc. Os módulos: Módulo I, Módulo II, Módulo III, Etc. Os cursos: Medicina, Direito, Engenharia de Software, Desenvolvimento Web, Nutrição, Inglês, Espanhol, Etc. As turmas: Turma A, Turma B, Etc. Os períodos de ensino: Manhã, Tarde, Sábado, Etc.
Um ano letivo pode ter uma estrutura acadêmica completamente diferente da estrutura de outro ano letivo. Como exemplo disto podemos citar escolas que possuem séries, turmas, disciplinas diferentes a cada novo ano letivo ou ainda, no caso de cursos e faculdades, quando estes incluem novas opções de cursos em sua grade curricular.
Os softwares para escolas devem ser configurados com a estrutura acadêmica do ano letivo antes de permitir o lançamento das matrículas.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Gestão de séries.
Gestão de disciplinas.
Um software para escolas focado na gestão acadêmica deve garantir um processo fluido, rápido e seguro na realização e edição das matrículas dos alunos. Esse recurso é fundamental para escolas, faculdades e cursos de idiomas, permitindo que os administradores gerenciem informações acadêmicas e financeiras de maneira integrada e eficiente.
Uma matrícula envolve a inclusão de um aluno previamente cadastrado em uma turma também previamente cadastrada. Além disso, cada matrícula possui um conjunto de parcelas financeiras vinculadas, que podem incluir:
Para instituições mais complexas, como faculdades, as matrículas podem ainda conter disciplinas vinculadas a outros módulos, permitindo maior flexibilidade na organização do currículo acadêmico.
O software de gestão acadêmica deve permitir a configuração de descontos de acordo com datas específicas, como:
Esse controle avançado garante maior precisão na gestão financeira e evita erros na cobrança de alunos e responsáveis.
Além do controle financeiro, a matrícula serve como base para diversas funcionalidades acadêmicas essenciais, como:
Um software de gestão escolar com funcionalidades completas de matrícula permite que escolas, faculdades e cursos organizem de maneira eficiente tanto a parte acadêmica quanto a financeira. Com a automatização de documentos, lançamentos acadêmicos e emissão de carteiras estudantis, a instituição ganha agilidade, segurança e melhor controle sobre todo o ciclo de matrícula dos alunos.
Gestão de matrículas.
Um software de gestão acadêmica eficiente deve permitir o controle completo das notas e conceitos acadêmicos obtidos pelos alunos em cada disciplina e em diferentes marcos avaliativos. Esses marcos representam momentos de avaliação, nos quais os alunos realizam provas e recebem notas decimais ou conceitos textuais.
O cenário ideal é que os professores possam lançar notas e conceitos diretamente no software, acessando a plataforma de qualquer dispositivo conectado à internet. Para isso, é essencial que o sistema permita:
Cada escola possui seu próprio modelo de avaliação, que pode variar em número de provas, marcos avaliativos e critérios de cálculo da média. Um software acadêmico de qualidade deve oferecer flexibilidade para configurar:
O software também deve permitir mudanças no modelo avaliativo conforme a estrutura de ensino, tipo de turma ou ano letivo, garantindo fluidez e adaptabilidade ao longo do tempo.
Além das notas decimais, muitas escolas utilizam conceitos acadêmicos textuais, principalmente no ensino infantil ou em determinados tipos de avaliação. O sistema deve possibilitar:
O painel do aluno deve fornecer acesso individual aos resultados acadêmicos, documentos e histórico escolar. É fundamental que ele permita:
De forma similar, o painel do responsável deve permitir:
Um software de gestão acadêmica completo garante que escolas, faculdades e cursos tenham controle total sobre notas, conceitos e avaliações acadêmicas, ao mesmo tempo em que oferece painéis intuitivos para alunos e responsáveis. Com funcionalidades de configuração flexível, lançamento de notas online e comunicação integrada, a instituição melhora a organização, eficiência e transparência no processo educacional.
Unidades e marcos para o lançamento de notas e conceitos.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Configuração para o lançamento de notas e conceitos.
O controle de aulas e presenças deve permitir aos professores e a escola a possibilidade de gerenciar todas as aulas ministradas em uma determinada disciplina, bem como os alunos que estiveram ou não presentes em cada uma delas.
O controle deve ainda permitir a livre visualização e edição destas informações. Existem requisitos mais específicos para este controle, como por exemplo, o de permitir que o professor registre mais de uma aula para a mesma disciplina em uma mesma data.
No ponto de vista da visualização da quantidade de faltas ou presenças em documentos acadêmicos, como desempenho acadêmico e diário de classe, o software deve permitir que o quantitativo de faltas seja contabilizado a partir das aulas registradas ou ainda, que o professor ou a instituição de ensino digitem diretamente a quantidade de faltas de cada aluno em cada disciplina.
Para cada aula registrada o professor também poderá informar um título e uma descrição. Esta informação difere do conteúdo programático da disciplina, que também deve ser gerenciada diretamente por professores e que pode estar visível no diário de classe de cada turma.
Painel dos professores, gestão de aulas e presenças.
Painel dos professores, registro da aula e presenças dos alunos.
O lançamento de notas e conceitos acadêmicos devem ser realizados para cada turma e disciplina, por professores previamente autorizados pela própria escola. A visualização do desempenho acadêmico pode acontecer de forma individual ou ainda de toda uma turma. Isto seguramente tornará o processo de geração bem mais rápido.
Os documentos acadêmicos podem ser configurados para exibir apenas as médias ou ainda para exibir todas as provas de todos os marcos (unidades letivas ou bimestres). Deve ser possível incluir, caso se queira, o quantitativo de faltas do ano e dos marcos avaliativos.
A ficha individual deve permitir a visualização de outros elementos acadêmicos, incluindo dados pessoais e dados da matrícula, além de um layout próprio e personalizado para cada escola.
Já o diário de classe, deve possuir diferentes visões, como capa, contra capa, visão analítica, visão sintética e a visão completa. É fundamental que o software também forneça a visão do diário de classe aos professores, através do painel dos professores, para que possam acompanhar como ele se forma à medida que realiza o lançamento das notas e das presenças.
Quanto ao histórico, ele deve permitir o lançamento do desempenho acadêmico dos alunos em outras escolas, além de sua escola atual.
O software também deve permitir aos alunos e aos responsáveis acesso aos desempenhos acadêmicos, além de outros documentos. Este acesso deve acontecer através do painel do aluno e do painel dos responsáveis.
Os alunos por sua vez, devem ter acesso às aulas online e aos arquivos como forma de apoio ao seu aprendizado, na sequência definida pelos professores, para cada uma das disciplinas dos cursos em que estão matriculados.
O software ainda deve permitir, tal como veremos mais adiante neste artigo, que deve ser possível definir que o acesso a determinados documentos apenas aconteça após o pagamento prévio de uma determinada tarifa financeira, definida pela própria escola e que pode ser realizada através do online e através do próprio software, através de boleto bancário, pix ou cartão de crédito.
Desempenho analítico diário de classe painel do professor.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Desempenho sintético diário de classe painel do professor.
Lançamento de notas, painel do professor.
Software de Gestão Escolar Geração do desempenho acadêmico de uma turma, painel administrativo.
Existem diversos tipos de documentos que a escola precisa gerar frequentemente. Estes documentos possuem modelos específicos, como por exemplo o modelo do contrato da matrícula do ensino fundamental, o modelo do contrato da matrícula do ensino médio, a declaração de matrícula, a declaração de imposto de renda, a declaração de vínculo, etc.
Cada escola possui um modelo próprio para cada tipo de documento que precisa gerar. Geralmente estes documentos existem em formato .doc ou .docx. Por outro lado, o software utilizado na escola já possui armazenadas todas as informações que devem ser incluídas nestes documentos.
O software também deve permitir que a escola realize o upload dos seus próprios modelos de documentos. Os modelos devem ser marcados com os gatilhos necessários para resgatar do sistema diversos tipos de informações relacionadas ao aluno, responsáveis, matrículas e o financeiro da matrícula.
Uma vez configurados, os modelos podem ser utilizados para gerar os documentos a partir da matrícula do aluno administrativamente ou ainda disponibilizá-los diretamente no painel dos responsáveis e dos alunos.
O software deve permitir que o modelo do documento seja marcado como um documento do tipo Assinatura Digital de Contrato. Para estes casos o sistema deve permitir ao aluno ou responsável financeiro a visualização do documento e sua possível aprovação através da assinatura digital. O software deve gravar as informações de data e hora do registro como o respaldo jurídico existente entre as partes envolvidas.
Configuração administrativa de modelos de documentos para geração automática.
Responsável tem acesso ao contrato e registra sua aceitação.
Softwares de Gestão Escolar que oferecem apoio na gestão financeira de escolas possuem os seguintes pilares:
> Gestão de Recebimentos de Matrículas e Mensalidades > Gestão das Vendas de Produtos e Serviços > Gestão da Folha de Pagamento > Gestão de Fornecedores, Categorias, Tipos de Despesas e Despesas > Fluxo de Caixa > Cobranças Online com Geração de Boletos, Pix ou Cartão de Crédito > Controle da Inadimplência > Ferramenta para Captação de Alunos > Ferramenta para o Controle de Comissões e Vendas > Extrato Financeiro
Recebimentos de Matrículas e Mensalidades
O software deve contar com um controle eficiente de suas matrículas. Uma matrícula é composta de um aluno relacionado a uma turma e com um plano financeiro de recebimentos. Este conjunto de recebimentos financeiros devem seguir determinadas regras definidas na matrícula, como por exemplo, se será possível realizar o pagamento da mensalidade com desconto até um determinado dia do mês. Esta regra de desconto também pode ser aplicada com diferentes descontos para diferentes dias do mês.
A partir da criação ou edição de uma matrícula deve ser possível criar e redefinir todos os recebimentos financeiros relacionados a ela. O software também deve permitir a inclusão de recebimentos isolados e relacionados a uma determinada matrícula. Também é importante permitir um fluxo de navegação entre as matrículas e os recebimentos, como na opção de ver todos os recebimentos relacionados a uma matrícula específica.
O software deve contar com ferramentas que permitam localizar facilmente matrículas a partir de filtros específicos, como quando o usuário pesquisa por parte do nome do aluno ou ainda quando filtra todas as matrículas de uma turma ou curso/série ou ano letivo.
Gestão de recebimentos das mensalidades e matrículas no painel administrativo.
Geração de boletos bancários, pagamento por pix e cartão de crédito.
Geração de boletos bancários.
Envio de boletos bancários em massa ou lote.
Software de Gestão Escolar pode permitir o envio de cobranças de boletos bancários por whatApp.
Além de realizar o controle sobre as tarifas de matrículas, mensalidades, taxas de material e taxas de geração de documentos, o software deve permitir a gestão da venda de produtos e serviços. A venda de produtos e serviços representa um fluxo alternativo para entrada de recursos financeiros no caixa da escola.
No software deve ser possível criar um catálogo de produtos e serviços que serão selecionados no momento de registro da venda. Além dos produtos e serviços, faz parte da venda os dados do pagador, ou seja, quem está realizando a compra, seja pessoa física ou jurídica.
A venda de produtos e serviços também deve permitir a geração de boletos bancários, qr code e código copia e cola pix e cartão de crédito.
A gestão da venda de produtos e serviços em uma escola também deve controlar a quantidade de cada produto físico em estoque.
Software para escolas Software de Gestão Escolar gerencia a venda de produtos e serviços.
Software de Gestão Escolar. Criação de uma nova venda de produtos ou serviços.
As escolas possuem colaboradores responsáveis por sua administração. Os colaboradores são a equipe humana por trás de todos os processos definidos e seguidos dentro de uma escola. Os colaboradores podem ser: sócios, estagiários, funcionários de carteira assinada, funcionários de contratação tipo pessoa jurídica, etc.
O Software de Gestão Escolar deve permitir que a escola gerencie todo o seu quadro de colaboradores, além dos tipos de contrato existentes para cada um dos perfis existentes. Cada tipo de contrato possui impostos ou taxas específicas. O tipo de contratação de carteira assinada, por exemplo, envolve impostos como INSS e FGTS. Estas taxas e impostos também devem ser controladas pelo software de gestão escolar.
Por fim, o Software de Gestão Escolar deve ser capaz de permitir a configuração dos contratos existentes com cada colaborador, especificando seu tempo de duração e os pagamentos que foram realizados, que representam saídas do caixa financeiro da escola.
Software de Gestão Escolar. Gestão de cargos em software de folha de pagamentos.
Software de Gestão da folha de pagamentos de uma escola.
Para controlar o fluxo financeiro de uma escola é fundamental não apenas a gestão sobre os recursos que entram, mas também sobre os recursos financeiros que saem do caixa. Assim como a folha de pagamento, a gestão de despesas também atua desta forma.
O software para escolas Software de Gestão Escolar deve permitir uma correta gestão sobre todas as despesas da escola, permitindo categorizá-las e hierarquizá-las. Como exemplos de despesas podemos citar a compra de materiais, os custos fixos (aluguel, energia, internet, etc..), a realização de obras, etc.
Software para escolas Software de Gestão Escolar, gestão de despesas.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Gestão das categorias das despesas.
O fluxo de caixa representa uma visão unificada sobre todos os recursos financeiros que entram e saem de uma empresa. Dita realidade em um Software de Gestão Escolar para escolas define as seguintes entidades como as principais entradas e saídas financeiras do caixa:
> Entradas
1. Recebimento de valores de mensalidades e matrículas 2. Recebimento de taxas de material relacionadas a matrícula 3. Recebimento de taxas sobre a geração de documentos acadêmicos 4. Recebimento de valores de venda de produtos e serviços
> Saídas
1. Despesas e custos categorizados 2. Folha de pagamento e impostos relacionados
É esperado que o software forneça visões unificadas sobre o fluxo de caixa, de forma gráfica e textual e de cada ano letivo. Esta visão deve unificar todos os valores e mostrar suas totalizações, mês a mês, de Janeiro a Dezembro, com informações como:
> Total do faturamento previsto > Total do faturamento realizado > Total das despesas previstas > Total das despesas realizadas > Lucro
O fluxo de caixa também deve exibir as mesmas informações em um nível mais baixo de granularidade, como no caso do fluxo de caixa que totalize os valores dia a dia em um determinado mês.
Software para escolas Software de Gestão Escolar realiza o controle do fluxo de caixa
Fluxo de caixa descritivo mensal.
Software para escolas. Gráfico do fluxo de caixa mensal, faturamento previsto x realizado, despesa prevista x realizada, lucro.
Um software de gestão financeira para cursos, faculdades e escolas deve proporcionar um processo eficiente, ágil e seguro para a cobrança online de valores a receber, garantindo controle total sobre mensalidades, matrículas e serviços adicionais. Com ele, todas as transações podem ser centralizadas e automatizadas, oferecendo mais produtividade e confiabilidade à gestão financeira da instituição.
O software deve incluir ferramentas completas para geração de cobranças eletrônicas, como:
Um software de gestão financeira para escolas, cursos e faculdades garante que todas as informações necessárias para cobranças — como dados de alunos, responsáveis e matrículas — estejam centralizadas. Isso evita retrabalho e aumenta a segurança, eliminando erros comuns ao usar sistemas externos para gerar boletos ou cobranças Pix.
A automação permite que pagamentos efetuados via boleto, Pix ou cartão de crédito sejam automaticamente registrados no sistema, garantindo baixa automática e visibilidade imediata dos recebimentos. Para casos de pagamento manual, como transferências ou dinheiro, o software deve permitir a baixa manual, embora este processo seja mais lento e sujeito a falhas.
Investir em um software de gestão financeira para cursos, faculdades e escolas que ofereça cobranças online via boleto, Pix e cartão de crédito é essencial para aumentar a eficiência administrativa, reduzir erros e melhorar a experiência de alunos e responsáveis. Automatizar processos financeiros garante mais produtividade, segurança e transparência em toda a gestão escolar.
Software de Gestão Escolar Possibilidade de pagamento por Pix, boleto bancário e cartão de crédito no painel dos responsáveis e dos alunos.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Aluno ou responsável realiza cadastro do token do cartão de crédito para cobranças futuras.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Geração de qr code e código copia e cola para pagamento de mensalidades via pix de forma automatizada.
Escolas geralmente adotam o modelo de recebimento mensal de valores financeiros dos alunos. Basicamente, em um ano são pagas doze parcelas de mensalidade e uma de matrícula (no início do ano letivo). O atraso no pagamento das mensalidades é inevitável para um percentual de alunos por inúmeros fatores que não podem ser controlados pela escola.
Sim, é verdade que a escola pode estabelecer processos que minimizem a inadimplência, como oferecer descontos para pagamentos realizados em dia, cobrar taxas de multas e juros para pagamentos em atraso, incluir o devedor em órgãos de proteção ao crédito como SPC e Serasa, cláusulas contratuais, etc, contudo, geralmente um percentual dos alunos não realizará o pagamento das mensalidades até a data prevista.
Neste contexto, o Software de Gestão Escolar precisa oferecer recursos para calcular automaticamente valores de mensalidades com e sem desconto até uma determinada data, calcular automaticamente juros e multa para pagamentos realizados após a data definida e fornecer uma visão global sobre a inadimplência existente na escola em um determinado período de tempo. O total deve refletir o somatório dos valores originais acrescido de multas e juros.
Deve fornecer também uma ferramenta para o envio da carta de cobrança por email destinada ao responsável financeiro do aluno. Para o envio das cartas de cobrança é importante que a escola possa configurar no software seu modelo específico e customizado da carta de cobrança.
Visões sobre valores e alunos inadimplentes.
O Software deve permitir a gestão de novos alunos interessados, bem como a possibilidade de controlar o fluxo de contatos realizados e o status de evolução de interesse inicial do aluno em estudar na escola.
O software controlará a relação que existirá entre a escola, aluno e responsáveis até o desfecho final do processo, que pode resultar ou não em uma nova matrícula. Este tipo de software em inglês é definido com CRM (Client Relation Management), seu objetivo é dar apoio ao processo de prospecção e captação de novos alunos e a relação entre ações e os resultados que representam cada um dos contatos provenientes de uma nova possível matrícula.
Software para captação de novos alunos.
Algumas escolas possuem uma equipe de vendas para acelerar a captação de novos alunos e matrículas. Nestes casos, o software deve permitir:
> Gestão dos vendedores > Gestão das vendas dos vendedores > Comissão definida para cada vendedor > Valor de comissão dos vendedores em um período de tempo
As comissões são baseadas nas vendas de cada vendedor em um determinado período de tempo. O software de gestão escolar deve fornecer uma visão unificada e detalhada sobre as informações das vendas, matrículas e comissões.
O extrato financeiro de um software para escolas possui as mesmas características de um extrato bancário, com a diferença que a fonte de origem das informações é o próprio sistema.
A visão do extrato deve conter todas as entradas e saídas financeiras em um determinado período de tempo, além do valor do saldo em caixa no período.
Softwares para escolas que abrangem a área de EAD devem fornecer ferramentas destinadas a professores e alunos que permitam um controle fluido e eficiente para o ensino a distância.
Ainda que a escola realize apenas aulas presenciais, uma ferramenta com esta envergadura tem o objetivo de acrescentar recursos ao aprendizado, como por exemplo quando disponibiliza no painel dos alunos as aulas de cada disciplina e os arquivos relacionados a cada uma delas, como forma de apoio ao aprendizado dos alunos.
Softwares ead para escolas devem oferecer os seguintes recursos:
> Permitir a definição de quais professores podem gerenciar quais séries, disciplinas e turmas > Permitir aos professores subir e sequenciar aulas e arquivos relacionados a cada aula e disponibilizados aos alunos > Permitir aos professores subir e sequenciar atividades com arquivos para que possam ser respondidas no painel dos alunos dentro da data e hora limite definidos > Permitir aos alunos responder atividades lançadas por seus professores e também anexando arquivos > Permitir aos professores definir um resultado para cada atividade respondida > Permitir aos alunos a visualização do resultado obtido em cada atividade > Permitir aos alunos a visualização de comunicados que foram lançados pela escola > Permitir a criação de salas virtuais onde alunos e professores possuam um ambiente para livre troca de mensagens > Permitir a criação de um banco de questões de cada disciplina > Permitir a criação de provas digitais que devem conter questões existentes no banco de questões
Painel dos alunos.
As aulas lançadas e sequenciadas por professores devidamente autorizados estão relacionadas às disciplinas. Os alunos devem ter acesso às aulas após selecionar uma determinada disciplina.
Cada aula deve possuir um título, descrição, links e arquivos. Estas informações serão lançadas diretamente por professores e estarão disponíveis no painel dos alunos.
Software para escolas Aulas EAD.
Uma atividade lançada por um professor para uma determinada disciplina possui título, descrição, data e hora limite para envio de resposta, links de apoio e arquivos. Os alunos matriculados acessam as atividades e podem respondê-las até a data/hora limite, inclusive também anexando arquivos a estas respostas.
Após as respostas o professor pode acessá-las uma a uma, incluindo os arquivos anexados pelos alunos, e definir um resultado para cada uma delas. Os resultados são disponibilizados no painel dos alunos.
Software para escolas Software de Gestão Escolar. Atividades EAD.
As salas virtuais são ambientes em formato de chat onde professores e alunos podem publicar mensagens que serão visualizadas por todos. As mensagens que possuírem em seu conteúdo o endereço de páginas web serão automaticamente transformadas em links clicáveis.
Software para escolas Salas EAD.
O banco de questões será alimentado por todos os professores, mas sempre que estes estejam previamente relacionados às disciplinas. As questões possuem diversos atributos como por exemplo o tipo da questão, que pode ser aberta ou de múltipla escolha.
Sempre que desejarem os professores poderão criar provas digitais tendo como base questões que foram previamente cadastradas no banco de questões.
As provas digitais podem ser criadas diretamente por professores e inseridas em determinados marcos avaliativos. Uma prova digital possui diversos parâmetros, como por exemplo em qual momento será aplicada, quais questões do banco de questões farão parte dela e se estas devem ser sorteadas do banco de questões de forma sorteada para cada aluno que realizar a prova. Deve ser possível também configurar o sistema para que o aluno apenas prossiga com as aulas se for aprovado nas provas digitais.
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